在大多数企业,他们的数百万美元的租赁花代表一个隐藏的采购和财务部门找机会储蓄和创建战略价值。
与每个部门在业务的租赁条款,融资和续签等仓库、办公室、电脑、用品、家具和舰队,这是一个艰巨的任务,认为任何一个部门可以管理一切。这是一些原因租赁消费没有管理好。但是科技已经发展到如此地步,这将是不可思议的离开所有的花非托管。
所以很明显,租赁花应该是自己的类别,但是为什么现在显现出来呢?
今年,上市公司必须采用新会计准则,要求所有金融租赁数据从财务报表上的资产负债表的脚注。私营企业以及国家、地方和联邦政府机构最终将不得不采用相同的会计准则。
这是一个艰巨的任务对于采购帮助找到所有的租赁信息,但它是在最好的位置。然而,公司不应该满足于仅仅得到这些数字在财务报告,把他们留在那里。与所有的数据在租赁花费集中到一个单一系统,企业大量的有价值的信息来分析。
这给采购可操作的数据来满足两个关键目标:寻找成本节约以及承担更广泛的战略角色与其他部门和跨业务与c级利益相关者创造价值。
但是采购需要更新技术和专家租赁的见解。
现代技术、现代过程
根据一项报告五个领域的解决方案提供商LeaseAccelerator使用现代技术和流程需要解决:
1。分析、聚合和访问集中租赁信息。
采购和其他利益相关者需要知道所有租赁条件,金融利率、到期和雇员管理租赁。一旦你发现,建立一个数据库,一个易于使用的企业租赁管理(ELM)应用程序连接数据库用户——这些预算的主人是否在办公室或世界各地的远程工作。
总花费两种方式:小组最初的购买资本设备改善采购价格和总在租赁的投资组合。“出租设备供应商一样,喜欢更大的融资交易的相对固定成本条款谈判和事务处理,”该报告说。
根据案例研究的报告,这是一家财富500强过程思考2200年的租约,但它发现7400来自44个国家租赁。一旦贷款分类,它看到,比如叉车租赁不同于几个供应商。导致它举行一个大的、有竞争力的投标叉车需求,节省约700000美元只是一种类型的设备租赁。
2。有一个数字lease-vs-buy工具。
租赁和购买它的决定涉及到一系列复杂的财务分析。并不是每个人对你的公司金融租赁的事情头脑比较现金流,税率和盈亏平衡的时间表。大多数公司依靠用户填写lease-vs-buy电子表格,然后发邮件给采购。但电子表格需要定期更新,以反映最新的市场利率和金融变量。这个过程太繁琐了,大多数公司管理成功的电子邮件和电子表格。另一种是使用数字工具,自动保持金融变量更新和标准化工作流程,以确保一个集中的审查过程。
“使用自动工作流,这种类型的工具提供了一个漏斗,可见会计、财政和采购可以看到设备租赁需求决策之前,”该报告说。
与它的一个客户,LeaseAccelerator发现制造商的财政部估计,3%的公司的资本支出(资本支出)不准确lease-versus-buy进行分析。公司的成本估计为资本支出总额的2%。新的自动化过程导致的数量增加了200%的租赁形式提交和lease-vs-buy测试生成。通过自动化的过程所有利益相关者,财政部估计储蓄三个小时lease-vs-buy测试整个公司。和财政部每年节省了675000美元或更多。
3所示。解除财务和设备购买协议。
虽然大多数公司的投资级信用评级获得融资没有问题,他们可能并不总是得到最有利的利率和合同条款。想到买车和接受经销商的所有条款和附加组件提供了没有货比三家,寻求更为划算的率或与你的保险代理人更好的条件。你不会这样做。
租赁公司经常包设备融资服务包,包括租赁的成本以及保养和维修服务,补给合同以及其他增值服务。捆绑销售的产品和服务到一个单项价格使租赁公司隐藏真实的融资利率从买方。
许多公司遵循最佳实践是分类定价的采购过程中的融资购买的决定。报告提供了这样的评价:“买家应该投标供应商的租赁在全球市场的竞争力。在一个公平的市场价值(FMV)租赁,储蓄是驱动不仅通过较低的利率也由出租人较大的股权投资。衡量储蓄的最简单的方法是通过比较租赁款项的现值(PV)的投标。与最具竞争力的采购技术,即使是一个简单的密封的投标技术能产生一致的7 - 12%的储蓄。这些都是高度可量化,节省硬件成本的谈判,你可以采取你的首席财务官。”
在报告的一个例子,伊顿公司节省了220万美元在租赁成交量仅为1200万美元。
4所示。租赁周期和合规成本的控制
有专门的业务流程不同的租赁资产,公司自己的。租赁有专门的税收、会计和财务报告的需求。有独特的合同注意事项和关键决定日期(认为更新选项),必须监控整个任期。即使是应付账款流程是不同的。与变量的租金租赁发票是复杂的,奖励、津贴和其他费用需要在付款前需要独特的验证。
软件可以帮助减少与自动化管理独特的业务流程的复杂性。使用数据库/ ERP系统应用(ELM)跟踪设备从摇篮到坟墓;自动化租赁、发票和付款交易;和集成租赁会计总帐并。
“应用程序变得可审计的系统记录的所有公司租赁的设备,”该报告说。“自动、集中系统和直通式(STP)所有利益相关方可见性对租赁的投资组合。用户信任数据质量,可以通过定制的工作流协作。月度和季度关闭与和解成为快速、无痛的。”
5。期末自动化管理
与租赁,有机会花泄漏整个生命周期,特别是在任期的结束。租赁即将结束的时候,你不想错过合同通知期限通知关于你的计划更新的租赁公司,购买设备或正确的返回。
这些过程应该与一个企业租赁管理应用自动化的所以你不指望手工流程依赖于人们的记忆的关键日期和为每个合同条款。如果租赁期限的结束不是管理得当,你可能最终得到较上年同期——这意味着你支付合同自动更新旧设备和付出更多,比如果你买新叉车。
从上面的例子中,客户端发现7400潜伏在业务合同,其中约3000错过了最后期限但仍活跃和支付。榆树应用程序能够识别这些失效租赁,让业务正常结束这些糟糕的交易,该业务的资金在一个更负责任的路径。
大局
租赁消费应该被认为是自己的类别和应该被驯服后传统的战略采购流程,如下所示。
花重要创始人杰森Busch最近发布一个由两部分组成的系列文章关于这个隐藏的花类,是多么重要获得可见性公司的租赁费用。他也鼓励采购和财务领导人上班租赁消费最大化它可以对企业产生积极的影响。
“你坐在发现采购和品类管理钱在这里,”他说。“所以目标!”
在本系列的下一篇文章中,我们将与一个专家——LeaseAccelerator VP英格马看到Lanevi租赁消费管理不善,但他认为可以开发成一个花类,完全为企业储蓄和见解。
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