每个部门在业务租赁——从办公室打印机办公空间和路由器叉车。但并不是所有的租赁和隐性成本通过节约成本的谈判和管理由采购部门提供。
流氓花加起来,和企业开始了解完整的范围的租赁消费和为什么它是管理不善。因为企业没有租约的宏观认识,他们不知道所有的合同条款,每月的租金,end-of-lease义务和其他细节。这意味着没有花在每个办公室租赁管理或支出的分析——包括租金、维护、公用事业、暖通空调、电信、托管和绿化服务费用。
公司今年看到这庞大的租赁花费的全部,因为一个新的会计准则要求上市公司将租赁从财务报表上的资产负债表的脚注。私营企业以及国家、地方和联邦政府机构将面临在未来几年内,他们的结局也采用这些新会计准则。
最近的努力,企业符合新标准具有启发意义,阐明为什么租赁花管理会是一场噩梦。
“上市公司第一季度(采用新的会计法律)等问题上挣扎的人证明他们租赁数量的准确性和完整性,”今天在会计LeaseAccelerator CEO迈克尔·基勒说文章,看到你完整的一系列租赁只是开始。然而,“也许最大的挑战是需要跟踪更改租赁的投资组合。公司300年租约将跟踪一年平均为230事件作为资产来租赁,产生新的租赁合同签订和变化。”
新的会计工作明确,企业不完全理解所有的租赁,承包和有义务支付。根据一项报告LeaseAccelerator,钱也失去了在其他领域的租赁:
- 未能将资产购买的金融交易。买方可能知道哪个叉车是最好的,但没有人要求采购专家为这些交易找到最好的融资条件。“捆绑最初的购买和租赁类似于谈判仔细购买一辆新车价格最昂贵的经销商,然后屈服保修没有货比三家,”该报告说。
- 管理租赁设备的生命周期。“采购而言,租赁多年合同结束时一个非常重要的财务决策,”该报告说。“租赁结束时,承租人必须决定是否返回,更新,刷新或购买设备。未能跟踪设备正确和积极管理期末决定是最常见的和昂贵的错误在这个花类别。”
的历史根源是双重的,根据报告:
- 没有一个部门负责租赁。谁拥有租赁?的问题:各部门租赁,但该公司亏损时,他们没有管理好。看着上面列表的复杂性应该说服管理层分配租赁消费一个所有者,像采购。
- 任何流程自动化和可见性的所有财产租赁。数以百计的租赁条款通常存储在文件柜或电子邮件,他们不方便或跟踪。有一台计算机数据库中的所有租赁它可以帮助自动化租赁管理和提供可见性。和所有的数据从一个数字过程将燃料采购技术,如供应商关系管理(SRM),花分析,以及监测和合规风险的工具。
但这可怕的图片正在迅速改变。新会计准则迫使公司争论的所有租赁信息在他们的业务和把它放到一个集中的系统来执行必要的财务报告。这个大规模的会计合规工作的意想不到的好处是,公司现在坐在一堆有价值的信息关于他们的租赁,这创造了承诺为节省资金,提高效率。
最近花很重要文章关注的是合同的商业价值,这就是租赁:“代表的直接联系供应商的合同,可以提供盈利的信息活动,可以帮助供应商合同续签,常见的方式来控制消费和储蓄。”
在本系列的下一篇文章中,我们来看看公司的采购部门如何利用技术来驯服租赁作为自己的花。
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