Barriers to digital procurement: What is stopping companies from doing just the basics?

Timmary / Adob​​e Stock

让我们来看看数字转换的公司的大小以及那些不是 - 让我们研究一些数字采购的障碍，让企业陷入困境和危险的工作流程。

较小的公司通常没有交易量或现有的ERP系统，使业务案例升级其采购和金融技术。

在频谱的另一端，企业层面的公司实现了成本，因为他们已经已经升级了他们的技术 - 多年来成熟，所以他们可以扩展和发展他们的业务。他们的领导层增加了最佳的模块，或者向其中一个大型套件提供商支付一整套解决方案，使整个组织更接近地数字化业务的所有方面。

但是已经拥有ERP系统的中型企业可以争取令人信服的C-Suite，即采购更多的技术购买可以帮助整个业务。实际上，这些是最重要的业务，以获得基础升级基础脱落的手工实践，结束基于纸张的流程，增加业务的可见性，减少风险，并将业务准备进一步数字成熟。

If your business struggles to find insights and cost-savings, you need to upgrade the digital basics.

如果您的企业有一个ERP，但您仍然在处理大量纸张，手动进入数据并依赖专家阅读电子表格和简要利益相关者，那么您需要制作业务案例来数字化基本功能。这些日子最佳的模块良好，不会破坏银行，并提供有吸引力的投资回报。

基础和障碍

基本技术领域是用于电子采购，电子发票，AP自动化，电子采购/ RFX改进，花费分析和合同管理的模块。我们将详细介绍每个人的好处，但让我们来检查采用这些解决方案的障碍。

如果您不购物，并说服执行团队花费更多金钱可能是一个挑战，这可能是一个昂贵的举动。此外，难以将所有部门获取船上的概念，以便采购需要升级。许多公司都有一种改变的文化。

您的公司还将必须投资数小时才能考虑自动化的过程，并选择与这些流程对齐的相应采购技术。所以时间可以是采用的障碍。

综上所述,这些障碍可以困难的佛r a chief procurement officer to overcome, but CPOs have a case to be made that can sway CFOs, IT departments and, ultimately, the CEOs. Procurement leaders must make that case by showing how the latest technology not only improves procurement but how it adds value across the whole business.

此外，该技术越来越坚固，而且易于使用。现代系统可能是强大的开箱，因此您不必为您的行业定制它。但该技术应该灵活地适应不同的需求，应该易于升级。

Remember, automation can be a gamechanger financially, so keep your focus on that goal.

如何制作业务案例

花费最重要的是，采购领导人可以通过强调他们的利益和收益来建立添加采购技术的商业案例：

• 节省RFIS，RFP，RFQ和运行更好的电子拍卖时间
• Reduction in unauthorized purchases
• 从批准的供应商增加购买（最大限度地谈判储蓄捕获，折扣等）
• Payment terms standardization
• 发票折扣捕获
• 减少发票处理成本（第一次通过匹配/自动化，重复发票等）
• 减少重复付款
• 采购订单错误率减少/消除。这包括减少发出后需要返工的POS（例如，基于不正确数量，定价等）
• 整体PO处理效率

为了进一步构建业务案例，请考虑在几个月内完成某些模块的实施，而不是多个季度。和基于云的应用程序在合同的长度上支付，通常是3至5年。

在大多数情况下，可以在合同签署的12个月内实现基于上述KPI的努力节省。

从哪儿开始

In reality, the technology that beefs up procurement actually adds insight for the finance department, HR, legal, IT and other stakeholders. It turns all the cells of a spreadsheet into easy-to-understand dashboards. It automates repetitive tasks so personnel can focus on more strategic goals. It can improve supplier relationships and curb risks by increasing what you know about your supply chain.

此外，C-Suite将有更多的洞察力，更好地了解驱动价值以及更多在何处进行投资来发展公司的信心。

每个公司的需求都不同，所以找到贵公司的痛点并寻找一个可以帮助您解决这个问题的模块。

If you know you’re spending too much time on sourcing, the answer may be to automate your RFX process — turning the cumbersome manual process for RFIs, RFPs, RFQs into a digital experience. That saves time for your business and the suppliers — by making bid comparisons easier, facilitating e-auctions and beginning the process for better supplier relationship management.

但是，如果您手动比较供应商并使用电子邮件和电子表格进行拍卖，那么您就会享受风险。电子邮件不安全，电子表格通常通过电子邮件围绕不同部门分享错误。今天的系统有供应商和供应商可以安全地通信的方式。

一些公司每月手动操作30到40 RFP。这是很多工作，但如果你数字化它，那是节省手动流程所需的时间和劳动力成本的重要机会。

对于其他公司来说，数字转换通过添加支出分析开始 - 这可以是有意义的所有ERP数据，无数Excel输入和手动输入的事务数据。一旦您的支出分析为您提供更多洞察力，您可以看到其他需要的其他领域。

如果您发现很多流氓支出，为员工提供员工的电子采购模块，以购买批准的商品和服务可以导致管理层的更多支出。

If you see that your contract terms aren’t adding value or that your leasing spend is leaking money, you can add a contract lifecycle management module to improve CLM. (The advanced version of CLM isCVM或商业价值管理，，，，where contracts are digitally enabled to be at the center of all transactions by all departments, but basic CLM is a good place to start to add visibility and reduce risk.)

Next steps

Your first step into procurement technology doesn’t have to be a costly end-to-end overhaul with souped-up features like artificial intelligence, machine learning and natural language processing.

So don’t let buzzwords like AI keep your mid-size company from adopting technology that can help it tackle digitizing the basics.

刚刚使得初步转向数字成熟度将提升业务效率足以削减成本，改善工作流，令人印象深刻的利益相关者 - 并且实际上可以添加更成熟的技术模块。

在我们的下一篇文章中，我们将与面临这些问题的中型公司交谈。

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