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采购组织倾向于专注于“采购支付”(P2P)过程中的“采购”部分，以至于第二个“P”常常不得不退居其次。然而，P2P的支付端提供了采购应该考虑的战略机遇，同时也提供了必须考虑的关键风险。
应付账款(AP)流程对企业来说比简单地接收和处理发票要重要得多。当AP过程被忽视时，它们可能会危及您的供应链，损害供应商关系，并危及供应质量和连续性。以下是这些负面影响产生的三种方式，以及如何将这些可能的风险转化为战略机遇的建议。
1.错误和糟糕的流程
困扰采购方采购团队的无效实践也困扰着美联社的世界。处理发票、支付款项和输入供应商数据的手工、纸质流程经常导致不必要的错误和延迟，表现最差的公司处理发票的时间是最好的自动化同行的5倍，成本是它们的12倍以上。
这些成本会迅速增加，特别是当错误数据需要进一步的人工干预来纠正时。根据APQC的研究，人工成本通常占AP总成本的62%，而数据错误是主要原因。万博体育下载app更重要的是，错误的数据可以，而且经常会导致错误的决策。当供应商或合同数据不正确地输入主数据文件时，AP团队可能会意外地发出多付款、重复付款，甚至不当付款，不必要地紧张营运资金。
AP系统中的不准确数据也会通过混淆支付要求而对组织的财务产生负面影响。由于无法轻易获得供应商合同和付款时间表，美联社几乎没有办法防止逾期或遗漏付款。更有问题的是，“受污染”的数据可能会导致AP错失机会，包括无法通过批量返利或提前付款激励来最大化节约。
数据输入并不是检查风险的唯一无效过程。即使是曾经正确的数据也可能成为一种负担。对于不活跃的供应商——那些在20个月内没有付款的供应商——有明显的欺诈风险，因为支付细节，如银行账号可能在美联社不知情的情况下被更改。由于对现有AP记录缺乏管理，对组织的供应商主文件进行简单的编辑可能会导致资金慢慢流出业务。
2.打破供应链
除了过度依赖手工和纸质的应付账款流程外，采购团队还必须考虑付款条件对供应商关系的影响。
大型企业不断向供应商施压延长付款期限，这已不是什么秘密。根据来自的研究，如今，表现最好的企业(就营运资本而言)向客户收款的速度快了两周多，但向供应商付款的速度却慢了近三周万博体育下载app哈科特集团．这一趋势已导致家乐氏(Kellogg)和宝洁(Proctor & Gamble)等一些知名企业将付款期限的延长，远远超出了它们对客户的净30天预期——在某些情况下，延长至90天甚至120天。
虽然这种策略可以在短期内改善营运资金，但采购和应收款应考虑与这种决定相关的总成本和风险。
在付款条件和到期日方面对供应商施加压力会导致他们产生额外的融资成本。这些额外的成本会使你的供应商的资产负债表达到崩溃的临界点。
您的组织可能会看到快速的营运资金收益，但如果繁重的付款条件影响了您的供应商的运营，您也可能开始看到供应链问题。由于无力支付自己的账单，供应商可能开始在自己的零部件上与较低级别供应商偷工减料。这可能会导致质量下降。
现实情况是，在后衰退环境下，小型企业仍难以获得资金，而激进的AP方式最终可能危及此类供应商的存在。如果你在这个过程中冒着破坏供应链的风险，那么改进营运资本指标就不值得。
3.削弱供应商关系
无效的战略AP流程带来的痛苦不仅伤害了供应商。在某些情况下，过于激进的策略可能会反过来困扰你。当你的组织为了最大化现金流而迫使供应商接受更长的付款条件时，你就有可能在这个过程中损害供应商的商誉。与供应商保持稳固的关系是企业成功的关键。
想象一下，如果由于关系的恶化，一个供应商突然在交货时间方面优先考虑另一个客户，而不是你，那么时间和金钱上的成本会是怎样的。如果不小心管理这些供应商关系，争端可能需要更长的时间来解决，你的谈判能力可能会减弱。在谈判新合同时，供应商也可能寻求控制较长的付款期限，从而导致可能导致更高成本的条款。买家可能在谈判中有很大的影响力，但供应商也有他们自己的影响力，绝不能被忽视。
从无效过程到战略实施
显然，手工、基于纸张的AP流程包含许多潜在风险，组织在审查其程序时必须考虑这些风险。然而，预防和降低风险只是一个更大的难题的一部分。
最终，采购需要将应付账款定位为保证长期业务成功的战略合作伙伴。处理源自无效的AP流程的风险是做到这一点的一种方法，同时通过更好的数据管理改善供应商管理，并与供应商建立信任和协作的文化。
采购部门如何做到这一点呢?首先，它需要在采购和管理中改变思维方式，从将AP视为后台办公室功能，到将其定位为业务的战略能力。在日常流程中，它还有助于利用能够支持这种战略方法的AP自动化提供者。请继续关注本系列的第2部分，我们将探讨如何将AP定位为战略合作伙伴，以及AP自动化如何帮助采购实现这一目标。
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