做应付账款超过自动化:将供应商数据

没什么引人注目在董事会层面高效的事务处理(当然除非你把一个聪明的旋转,只是叫的最新实例化它“美联社机器人”)。然而性感或否则,处理事务是美联社的传统角色。

但鉴于这个约束,美联社起来在战略价值和如何做的不仅仅是变得更有效率?也许该函数需要解释它能带来的价值而言,高管和利益相关者的业务,客户、供应商和股东可以升值。

什么更好的方式做到这一点,而不是把更好的信息——在这种情况下,供应商信息——第一?当涉及到应付账款流程,供应商今天加载是几乎所有活动的基础函数措施本身(例如,处理效率,降低支付成本通过哦,避免重复支付,等等)。供应商加载可以采取多种形式,但表现美联社组织实现供应商的持续维护数据初始数据收集一样重要。

据美联社组织需要收集数据的类型作为一个强大的操作基础包括非常特定类型的信息,银行信息,联系方式,tax ID(锡)数字和相关领域。尽管保持尽可能接近100%的准确率的重要性在所有这些字段在供应商主文件,美联社组织历史上未能保持准确的细节在他们的供应基地。

衡量你的供应商信息的准确性

你如何衡量你的供应商信息的准确性吗?一个测试你可以试试,看看是你的组织,如果任务成功通知90%的供应商关于付款方式的扩展,可以在两周内完成这个目标,确认供应商是否收到通过某种类型的确认信,电子邮件或传真发送到生活,“正确”的人。美联社的数量常常组织能够完成这是少数的问道。

在实践中,它实际上是不难使这种级别的宣传和沟通。首先,它要求:

●数据收集的有效手段(通过有目的地建立AP技术)

●准确和当前数据文件和维护供应商在供应商的“长尾”的主人

●缩放和收集信息的一种有效的方式除了“行走”的方法,包括电子邮件、传真和电话

●快速有效地与供应商对应的能力

有许多方式可以让更好的基础,准确和一致的供应商主数据。一是建立供应商门户(数据采集)、供应商管理和e-invoicing现有ERP环境的基础上,帮助推动供应商文件的收集和维护数据。

这种方法的好处可以是美联社以外的重要价值。这样做,这可以帮助提高了美联社融资的价值,采购、法律和其他功能。简而言之,良好的供应商数据是比简单的基础和优化美联社工作更有效。它还表明,美联社前面和中心时跨各种规模的供应商管理基本供应商信息作为一个推动者整体业务。

如何让朋友和影响供应商

正如销售是主要的接口和面向客户,应付账款是接口与供应商和供应链——伤害关系来构建他们的机会。有许多原因美联社可以弊大于利时影响供应商关系。

无论是在前线(和十字准线)持续支付发票根据条款,或供应商有问题时难以达到,甚至提供标准化和可靠的发票处理时间批准,美联社刚刚对尽可能多的机会损失供应商关系其他功能的业务。但是当美联社做事正确的只是“照常营业”——不是模范绩效!

Procure-to-pay和美联社自动化技术可以发挥重要作用在提高整体供应商关系和帮助和供应商,帮助他们看到美联社(金融)作为一个盟友而不是得到的必要之恶。如何?

●电子发票提交工作流审批流程可以显著提高能见度为供应商和减少发票的时间批准

●供应商门户网站可以为供应商提供一种手段迅速获得信息和感觉他们有“信息平价”与美联社职员或经理他们可能需要接触。门户网站水平能见度的竞技场(当联系到更广泛的自动化流程)

●美联社自动化能够保证通信和支付的一致性,以及国旗任何潜在的障碍(例如,匹配差异)才导致延误

美联社可以而且应该在改善供应商关系的前沿企业。但友好的脸是大多数供应商希望看到的最后一件事(如果几乎说话)。美联社自动化和P2P技术(包括供应商门户、档案维护、全进程状态/能见度、警报、e-invoicing /连接,纠纷管理等)可以替代不必要的交互,节省尽可能多的时间供应商内部员工。

最后一点,重要的是要注意,美联社流程标准化自动化和管理服务是不一样的,至少从供应商的角度来看。即使你优化你的过程和美联社的员工转移到专门的中心,甚至海外(或外包的操作元素函数完全)并不意味着经验将为供应商没有任何更好的自助服务,据美联社数字化地方法的核心,而不是作为一个兼职或事后。