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《Spend Matters》欢迎Dooap产品主管Anna Tujunen的客座文章。
数字化转型，不管是不是流行词，对当今企业的成功至关重要。用微软首席执行官萨蒂亚·纳德拉的不朽名言来说，“每个公司都是软件公司。”
将技术整合到公司组织中不再是一种选择，而是一种必要。没有其他选择，要么数字化，要么与过去一起陨落。
许多业务和开发领域都受到了数字化转型的影响，包括人力资源、开发运维、资产管理和财务。现在是应付账款加入数字革命的时候了。
为什么是应付账款?
应付账款(AP)仍然是公司中效率最低、成本最高的职能之一。过时的纸张流程和缺乏精心设计的AP技术使公司付出了高昂的代价。
阿伯丁集团发现2015年，处理一张发票的平均成本为15.61美元，需要9.7天。让我们重申一下影响:完成一张应付账款发票需要15.61美元和9.7天的处理能力。
此外，阿伯丁集团26%的受访者2016年的研究“推动AP/AR的速度和准确性:云如何将领导者与追随者分开”声称，错误放置或丢失纸质发票是AP面临的最大压力之一，增加了关闭单个发票所需的时间。这意味着超过四分之一的研究参与者仍在使用纸质AP流程。光是这一点就令人震惊。
通过无纸化和自动化的AP流程，组织可以在应付账款部门节省宝贵的时间和金钱。
没有人比AP经理自己更了解这一点。根据一项研究iPayables在当今AP专业人员面临的主要挫折中，冗长的审批和付款流程以及纸质发票占了40%。在这些受访者中，近100%的人表示解决方案是AP自动化技术。
那么，为什么AP专业人士在将他们的职能数字化方面仍然有这么多困难呢?在很大程度上，警察局并没有得到数字化所需要的关注。技术是现成的，而且每天都在改进，但AP功能的成功数字化转型必须从c级高管开始，并明确努力改进系统。
根据麦肯锡全球研究所2017年1月关于自动化未来的报告，近一半在全球经济中，人们有偿从事的活动中，有一半可以通过调整当前展示的技术实现自动化。这当然适用于应付账款。
为了使应付账款功能跟上其他已经通过技术实现自动化或数字化的业务领域，首席信息官和决策者需要在AP的日常应用中实施无纸化流程和自动化软件。
节约时间。省钱。
很明显，在应付账款的处理过程中存在着大量的低效，这让组织付出了高昂的代价。但是自动化软件如何真正提供帮助呢?
首先，重要的是要注意，这个过程不仅影响AP部门，而且影响整个组织。AP发票的生命周期始于组织中某人的采购订单(PO)。然后，购买将经过批准流程，并为批准的购买创建后续发票。然后，必须将此发票发送给组织内的决策者和审查人员，以便最终批准和支付。在整个过程中，发票生命周期至少涉及到组织中的三个人，甚至更多。更不用说在部门之间沟通以确保完全理解发票和公司的钱花在哪里所花费的时间了。
自动化的订单/发票匹配和审批减少了发票通过这一繁琐流程所需的时间，并简化了从概念到供应商付款的整个生命周期。各部门不再需要花费时间搜索发票，因为它都保存在自动化软件工具中，将PO与发票匹配成为机器的任务，使人类的双手和思想自由地从事更有意义的工作。
软件可以自动跟踪经常性付款和以服务为基础的付款，不需要任何部门进行额外处理。
这使得员工可以只关注那些需要审核和批准人员提供报表的发票，这可以在桌面或带有一些应付账款软件的移动应用程序上完成。一份发票不应该花费组织内任何人的时间和金钱，尤其是高管层的决策者。
在高级自动化场景中，机器学习软件还可以帮助AP部门为发票输入特定的相关数据，以便与以前的购买相匹配。机器学习将允许软件了解哪些账户和尺寸以前被特定供应商使用过。
通过将匹配的信息建议给AP职员进行人工审批，该软件使流程更加流畅，并通过减少人为错误来改善质量控制。
这里的关键是使用易于学习和使用愉快的软件使发票处理尽可能快。如果自动化软件很难使用，组织就会回到原点，任务被推迟和冗长，再次导致在支付上花费过多的时间和金钱。
正确的自动化方式
向AP自动化的成功过渡不会在一夜之间发生，也不会简单地通过新软件的实现实现。真正的转型还需要改变业务流程、员工和领导行为，并最终改变企业对AP功能的认知。实施一项新技术可能具有挑战性，但改变人员、流程和观念则更难。
一种明确的方法可以使转换更容易，并确保员工成功适应，那就是选择一种直观的、设计良好的、能对人类行为做出反应的自动化软件。
这种AP软件通过简单而优雅的用户界面使可以自动化的工作自动化，并使人工审批和审查任务更容易。
此外，与现有ERP系统无缝工作的集成应付账款工具通过提供他们可能已经熟悉的环境和数据集帮助新用户适应。
重要的是要注意，实施一个新的应付账款自动化软件可能需要一些员工培训和工作场所角色的重组。但这并不一定会自动取代AP控制器和管理人员的工作。相反，这是AP部门员工发展其工作描述并为业务贡献更持久价值的机会。
除了员工培训外，还应努力告知供应商正确的发票地址，并培训他们将所有相关信息包括在发票上，包括:采购订单号、成本中心和/或下订单人的姓名。发票中的这些附加信息将允许部门最大限度地利用其新的自动化功能，并使向自动化的过渡更加顺利。
最终，通过易于使用的AP自动化解决方案，高管和决策者也将能够看到AP功能的真正好处，以及员工的时间应该花在哪里。
领导的角色
从领导层面理解数字化转型对于实施过程至关重要。虽然数字化转型的许多方面可能是部门内部小运动的一部分，但它最终将需要一个鼓舞人心的、进步的管理愿景。c级和更高级别的管理层将是跨越经常被遗忘的孤岛(如应付账款)整合数字转型的第一块拼图，这将需要重新思考角色、职责和等级制度。
很明显，AP功能的数字化转型对于中小企业和企业来说都是最好的举措。现在，我们只需要有动力、有前瞻性的决策者来学习可用的工具，并将钟摆朝正确的方向移动。
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