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员工采用支出和削减成本的工具是采购的一个关键但经常被忽视的关键绩效指标。当员工采用率低时，采购价值有限。对于企业来说，老化技术和流程采用的结合有五个主要的业务后果:
- 更少的管理开支和能见度
- 增加了特立独行的购买和胡乱消费
- 货物和服务的到岸成本上升
- 与非授权供应商采购增加了风险
- 由于基于纸张和/或手工流程，效率较低
部分问题在于企业采购的性质。企业采购领导者需要深度和功能丰富的解决方案，使他们能够发现、维护和控制支出和储蓄。另一方面，员工需要一种简单的、类似消费者的购买体验，让他们能够快速、无缝地获得所需的商品和服务，从而更成功地运营业务。通常，这两个目标是不一致的。
公司首席执行官Joe Fox表示:“员工对采购系统的采用一直是采购领导者面临的最大挑战之一Vroozi是一家提供支出管理、市场和发票自动化解决方案的公司。“即使是采用方面的微小改进也会对采购价值和管理下的支出百分比产生重大影响。今天，好消息是我们谈论的不是边际改进——技术创新使组织能够在采用方面做出巨大的改进，从而带来改变游戏规则的结果。在现有采购平台的基础上增加一个现代化的系统，为最终用户创造更无缝的购买体验，而无需完全更换现有的采购投资。”
如何使采购方法现代化
采购到付款领域的先进技术为采购领导者提供了可行的方法，使其当前的ERP、采购和财务系统现代化，通过数字市场增强它们，推动更高的员工采用和更大的采购价值。
选择一个易于使用、可以与现有系统集成的平台，比如SAP SRM，IBMMaximo、Microsoft Dynamics和NetSuite有助于确保成功;该工具旨在补充您现有的软件投资，它健壮且功能丰富，使买家能够使用采购系统，同时产生协商节省。
“要使采购方法现代化，有几个基本步骤。它们都是从改善访问、自动化和可用性开始的。”“你不需要拆除并替换整个堆栈。关键是找到新的工具来集成和增加你现有的系统和流程的价值。”
以下是在考虑整合合作伙伴时需要注意的事项清单:
- 易于使用。员工希望能够方便地获得经营企业所需的商品和服务。这意味着他们应该能够像在他们最喜欢的在线购物平台(如亚马逊和谷歌)上一样简单地寻找和购买商品和服务。当平台以这种方式运行时，使用该工具所需的培训很少，这将提高采用率、生产率和投资回报率。
- 适合移动设备。当今的移动和远程工作人员需要随时随地获得商品和服务，特别是在2019冠状病毒病危机的情况下，这迫使比以往任何时候都多的组织进行远程工作。关于你目前的科技产品，需要考虑以下几个问题:
- 你有让员工使用的手机应用程序吗?
- 采购部门是否可以在不同地点进行查找、申请、审批和采购?
- 你的系统能多快地帮助员工找到他们需要的东西，提出请求并完成购买?
- 您的平台是否允许您在办公室和移动平台上维护供应商市场和目录中的必要内容?
- 采购团队需要快速创建、审查和批准订单的能力，以简化采购流程。如果员工认为采购审批流程花费了太长时间，他们会找到一个变通办法或创建自己的流程来保持生产效率。自动化的工作流是必不可少的，因为它们减少了可能减缓流程的异常。
- 预算的可见性。要求购买的员工需要能够看到他们的项目和部门的预算支出。实时可见性将帮助员工做出更明智的决策，减少采购来回的次数。
- 集成。该平台需要集成并添加到您的公司当前使用的平台。对于全球企业来说，创建一个全新的采购流程是令人生畏的。找一个容易与你当前的流程和技术相匹配的合作伙伴。
现实情况
采购部门如何实现这些目标?如上所述，实现一个全新系统的想法可能会有点可怕。值得庆幸的是，没有必要更换整个ERP、采购或财务系统来集成最新的技术。创建现代采购和应付账款自动化系统所需的工具可以作为现有采购平台的附加组件实施，并在几周内发挥作用。例如，您可以使用移动和数字供应商市场来增强SAP SRM解决方案，这将为已经非常强大的系统增加更多价值。同样的方法可以在S2P、财务和ERP平台上采用。选择具有企业级功能的解决方案可以提供一次性实现或分阶段实现的选项。
采用新技术是采购成功的关键，但未能认真监测和解决这一问题可能会产生负面后果。如果工人继续使用过时的手工流程和直接供应商电子商务网站，产品和服务的总成本会更高，因为与基于纸张的流程和无赖支出相关的人工成本增加了。错误率也居高不下。
福克斯说:“当技术将公司的所有采购功能结合在一起时，整体价值增加，风险降低，流氓支出减少，能见度提高。”“它还可以跨部门使用，以控制在采购中发现的一些相同问题，同时更容易跟踪全公司的预算。突然之间，采购对企业的战略贡献变得更大了。”
通过围绕新技术重新考虑您的采购策略，您的公司将保持企业控制和功能，同时为用户提供移动接入和舒适的、类似消费者的购买体验。这意味着采购负责人将继续掌握控制权，采购团队更有可能接受这种变化。
“尽管新冠肺炎疫情导致就业市场普遍波动，但企业仍面临激烈的人才竞争。鉴于我们今天面临的不确定性，采购比以往任何时候都更重要，”福克斯说。“采用为办公室、移动或远程应用设计的现代技术，可以提高员工的满意度和工作效率，以及远程工作效率。如今，让你的员工远程工作对于保持你的业务顺利运行至关重要，在我们走出不确定时期的另一边时，让你和你的组织更具竞争力。”
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