少花钱省大钱——背后的故事

在战略采购领域，实现5%到8%的节省被认为是令人印象深刻的。毕竟，这些都是高支出的类别，理应已经管理良好，并经常被重新审视以寻找改进机会。

相反，当我们的客户与Simfoni在尾支出管理或低价值支出项目中，我们可以看到经常轻松地超过20%的节省。本文解释了如何——通过正确结合主题专业知识、杠杆和技术——实现这样的节约。

在尾部支出的世界中，我们通常追求以下采购杠杆:需求挑战、规格调整、数量杠杆、竞争性投标、替代解决方案、供应链优化。

我将通过每个例子来解释每个杠杆，并说明如何实现超过20%的节省:

需求的挑战-也许是最简单和最容易被忽视的杠杆……从定义上说，不买东西就能100%省下钱。想象一下，如果确定某一特定物品有库存，因此不需要更换。我已经记不清有多少次看到客户用笔记本电脑包订购笔记本电脑了。但并不是所有的用户都想要笔记本电脑包，大多数IT部门都有一个装满笔记本电脑包的橱柜。但同样的规则也适用于没有连接的工厂备件。尽管这是一项内部调查，但令人惊讶的是，进行此类调查要比简单地购买新产品要花费更多的精力，因此经常被忽视;但有了智能分析，交叉参考库存系统与采购申请，这样的节省可以更容易找到。

在现代世界，修理东西的概念已经失传了。但是，如果你倾向于四处看看，你会发现有大量的物品可以被非常有效地修复，虽然修复成本降低了节省，但总体节省仍然可以超过50%。

我最喜欢的需求挑战的例子是软件许可。随着我们越来越多地使用由p卡支付的基于云计算的应用程序，监管费用的倾向显著减弱。组织中充斥着为离开公司的人准备的用户许可证和用户不需要的付费订阅服务。

规范对齐-这可能是我们在尾部支出管理项目上部署的最频繁的技术。令人惊讶的是，终端用户往往不是他们所购买产品的专家。IT主管不了解最新的硬件选项，活动经理不知道各种显示设备之间的价格差异。规格的变化是非常重要的。我们最近有一个客户要求每天一次性手套(5000个，每个工作日)。在这种情况下，我们发现了一种质量更高的手套，价格高出50%，但可以使用一周——而且对工人来说更舒服。这样一来，手套的花费就节省了70%。拥有一个采购部和一个专门从事特定消费类别的采购员团队，可以确保所购买的商品和服务符合目的，不会指定过多或过少——这也会产生其他不利的成本影响。

利用体积-这个杠杆是最容易理解的。显然，结合消费，特别是在低价值领域成交量已经很低的地方-创造更大的购买力和更低的价格。它适用于所有标准的、可重复的支出，如办公设备、工厂消耗品、电子元件、照明、标识等。与其他直接销售或目录选择相比，可以节省15 - 30%，与“街对面”的零售商相比，可以节省更多。

竞争性招标-我们都明白，竞争越激烈，价格就越高。一个有效的尾部支出管理策略确保了更多的需求，即使在较低的价值，得到竞争性招标，并导致更大的节省。

在这一点上，有必要暂停一下，探索一下“最小3个出价”启发式。许多组织应用这一规则，并感到安全，因为他们知道三个出价中最好的出价必须具有“一定程度”的竞争性，而且任何用户的偏见或偏好都已经过市场测试。

这两种假设都是错误的。

首先，这三个竞标者中的任何一个都不具有竞争性。考虑组织一次招待活动;如果你只邀请当地五星级酒店的投标，那么你还没有完全探索市场上的其他选择(高尔夫俱乐部、市政厅等)或较低档次的酒店。而诸如“必须要有海景”这样的要求很可能会让候选名单对某些可能不能准确反映真实要求的标准产生偏见。一些终端用户很擅长通过额外发出两个“假报价”来确保自己得到所需的服务，这两个“假报价”显然与他们真正想要的不一样。使用第三方(游戏邦注:即某些实质性支出)能够有效避免上述两种挑战。

替代解决方案-它们的使用频率确实在增长。我们使用这个术语主要是为了描述在哪里可以以不同的方式获得解决方案，通常是作为新兴技术实现的结果。一个简单的例子是把瓶装水换成饮水机。但更激动人心的例子包括切换使用一个加油站为加剧了舰队参与移动分配器,仓库和燃料的转变开始之前所有的车辆,从而节省时间(要和在加油站等)和车辆成本去车站。并消除了撇脂的潜在风险。另一个例子是智能垃圾桶的使用，它会告诉你什么时候垃圾桶已经满了，这样你就不用浪费时间去清理不必要的垃圾桶了。在垃圾箱的例子中，尽管在一些地方，访问次数实际上增加了，从而提高了客户满意度，但访问次数总体上减少了40%。确实有很多情况是很容易计算出来的，并且由一个拥有专业知识的团队来执行，他们知道要寻找什么。

供应链优化-我们在快速增长的公司中经常看到这种情况;无论是有机的还是通过收购。简而言之，组织已经超出了其进入特定产品或服务供应市场的时间点——特别是在服务方面。我们有一些客户，他们的各个部门租用设备，比如吊杆，但我们没有意识到，现在对这类设备的总需求使得他们自己购买一些设备更划算。许多办公室的打印机使用昂贵的墨盒，并且没有意识到在部署阶段切换到中央MFD(多功能设备)的服务合约更有意义。当他们做出改变时，节省的费用通常在40%到50%之间——这还不包括电子文档的使用改进，完全消除了对打印文档的需求!另一位客户最近从按加仑购买润滑油转变为安装分配系统，这不仅使他们能够以便宜30%的价格批量购买润滑油，而且还减少了包装浪费，减少了订单交易数量，减少了缺货的发生率，减少了溢出我们也设法让供应商支付安装费用。

一旦你了解了细节，很容易看到，如果你有正确的主题专业知识、对供应商环境的欣赏和量的杠杆，尾部支出管理可以节省超过15 - 20%所有这些都是Simfoni通过专门提供一个尾部支出管理平台而获得的。

Chirag Shah是Simfoni的主席。