支持数字化采购运营模式的3个技术领域

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今年，数字化转型的推动正在全面展开，采购组织已经承认，数字化浪潮将彻底改变他们的运营模式。举个例子:超过80%的采购团队相信数字化转型将很快改变他们提供服务的方式GEP报道的2018年采购展望．

但是，拥抱这种转变仍然存在障碍。目前只有32%的采购组织有采购战略，只有25%的组织表示他们有执行数字化战略所需的资源和能力。

弥合战略和能力之间的这种差距，需要采购人员了解数字运营模式的基础技术。首先，从业人员应该熟悉以下三个技术领域。

聊天机器人和协作工具

企业沟通的方式正在发生变化。受消费者技术变化的驱动，企业软件用户现在希望应用程序具有他们在日常生活中遇到的许多功能，特别是能够轻松地与应用程序和其他团队成员进行对话。

例如，像Alexa和Siri这样的语音控制助理越来越普遍，这说明消费者在与机器交互以执行简单任务和检索信息时变得多么舒适。这些功能也经常以聊天机器人的形式出现在采购软件中。

对话式聊天系统允许用户与充当前线采购台的虚拟助理进行交互。这允许请购人向系统询问基本问题，例如当前库存中是否有特定物品，或者采购人员节省日常任务的时间，例如从供应商处进行初始查询。

当用户希望通过系统与另一个人进行交互时，这种请求和检索信息的能力也很重要。一个真正的数字化采购组织必须通过数字化工具促进内部协作，使用户能够在他们用于特定任务的应用程序中相互通信，而不仅仅是使用专用的通信工具。

正如我们在本主题相关系列中所探讨的，企业软件中的协作工具是有效计划管理的基本组成部分．Slack等协作工具的兴起表明，企业希望能够在现场管理快节奏的沟通，以便将日常任务与战略目标联系起来。

对于采购软件而言，这意味着不仅需要同步和异步通信功能（即聊天和电子邮件集成），还需要促进项目规划和管理的功能，例如用于构思的虚拟白板和用于问责制的里程碑跟踪。

机器人过程自动化

将简单的沟通和协作的概念扩展到规划管理会带来另一个相关的优先级:采购组织能够在战略项目上投入多少时间。如果目标是构建一个完全数字化的采购操作模型，组织将需要使用机器人过程自动化(RPA)等工具，以便为真正重要的事情腾出时间。

如今，自动化听起来有点像一个肮脏的词，但RPA中的“a”对采购专业人士来说更多的是一种福利，而不是一种威胁。从其核心来说，RPA是一种模拟人类在流程中执行任务的活动的软件。RPA记录用户通过点击屏幕或输入键盘所做的任何事情，然后按照指示重复这些操作，完成任务，如打开电子邮件，完成电子表单，并将数据记录和修改为电子表格。

RPA通常用于事务性流程，如发票接收和验证。当供应商发送发票时，RPA应用程序将打开电子邮件，打开PDF发票，检索相关信息，登录ERP并输入数据，可能会根据PO检查数据，以确保发票是准确的。如果一切顺利，应用程序甚至可以进行支付。

虽然RPA不是一项新技术，但随着采购集团接受数字化转型，它变得越来越重要。正如GEP在其2018年展望报告中解释的那样，持续采用RPA正在帮助组织摆脱依赖劳动力套利的模式。相反，事务性任务正在被自动化提高交货速度和质量以及一旦进行了必要的资本投资以支持自动化，安全降低成本。

人工智能和机器学习

当然，数字化转型不仅仅是为了节省额外的开支而将任务自动化。在最成熟的形式中，数字采购团队使用人工智能和其他尖端技术，使采购“更智能”，并帮助他们的组织向利益相关者交付额外的价值。

人工智能有许多使用案例，但帮助采购以真正数字化的方式运作的最引人注目的方法之一是将我们所知道的从消费者技术到B2B场景的人工智能驱动的定制应用于采购。考虑一下脸谱网公司到特斯拉公司如何从客户那里收集数据来改进他们自己的产品。正如首席研究官皮埃尔·米切尔（Pierre Mitchell）所解释的那样，同样的概念正在慢慢应用于采购软件万博体育下载app在最近的一次网络研讨会上．

“真正让这些系统变得越来越强大和重要的是人工智能，”他说。“特斯拉的摄像头都在学习如何帮助你提高驾驶方式。同样的事情也将发生在Uber身上。机器在学习，它们在向你学习。”

对于任何依赖企业软件的人来说，这都是一场革命。通过人工智能支持的定制，“智能”采购系统基于系统对不同类型用户的数据进行编译，可以根据业务角色区分用户，并根据用户的特定需求定制系统。随着用户继续与采购系统交互，该平台对他们所寻找的产品进行了精确的预测，从本质上指导他们选择合适的购买途径。

当然，这一切的最终目标是最大限度地采用和使用平台。正如GEP副总监Paul Blake在同一场网络研讨会上所说，用户对应用程序的期望将影响他们对该软件是否合适的看法与软件的采用相关．

布莱克说:“如果你的用户因为不喜欢你的软件而寻找变通方案，那么你找到的解决方案根本就不是解决方案。”正确的用户解决方案直接推动投资回报。它能保持用户的参与度和热情。”

投资回报率和参与度的结合对于将采购的运营模式从仅仅使用数字工具转变为完全数字化的模式至关重要。