澄清机器人过程自动化：采购是什么（不是什么）

机器人过程自动化已经成为大多数采购专业人士无法回避的热门词汇。但是，尽管RPA似乎无处不在，但它仍然倾向于产生与效率提高同样令人挠头的东西。

脱离上下文，RPA看起来像是另一种颠覆性技术，与机器学习、区块链等技术一起跟踪。实际上，RPA是整体采购数字化转型战略的一个单一要素，事实上是一种更容易获得的技术。对于许多采购组织来说，采用RPA可能是数字路线图上的第一步，这有助于进一步支持更复杂的计划。

为了帮助您开始这一旅程，这里有一个RPA是什么的快速指南——以及它通常被误认为什么——以及一些如何在实际和高级环境中应用它的示例。

定义RPA

机器人过程自动化只是一种软件，它模仿人类在过程中执行任务的活动。这个术语来源于“软件机器人”的概念，这是一种通过计算机系统的用户界面复制用户动作的应用程序。

换句话说，RPA记录用户通过点击屏幕或键盘所做的任何事情，然后按照指示重复这些操作。软件机器人可以完成诸如打开电子邮件、填写电子表格、将数据记录并重新键入电子表格等任务。

这种技术的好处是显而易见的。RPA可以用来比人类更快、更准确地执行重复性的文书任务。它经常用于在应用程序之间输入和传输数据，例如从PDF阅读器检索发票数据并在Excel中输入该数据。

RPA的另一个有趣之处是，大多数采购专业人员都可以访问它，因为RPA应用程序不需要编码来创建。用户使用专门的软件（如Blue Prism、UiPath）设计流程，并教计算机模仿通过计算机用户界面看到的业务流程中的常规步骤。

常见的误解

机器人过程自动化这个术语听起来技术含量很高，所以RPA经常与机器学习或高级人工智能相混淆也就不足为奇了。虽然ML和AI可以用于自动化，但它们采用不同的方法。

机器学习使用统计分析从大量数据中“学习”并教授软件应用程序，利用这些经验教训对特定类型的数据进行高度准确的预测。人工智能允许软件通过自然语言处理来学习和解释信息，例如文本，这样应用程序就可以与用户通信并代替用户进行操作。这在新兴的认知技术领域达到了顶峰，该领域试图复制人类的分析能力，并通过创建独立的思考机器提供预测性见解。

RPA不尝试阅读、解释或思考。相反，它只是复制用户在应用程序中记录的任何操作。RPA是一种自动化形式，大多数采购用户都可以快速、轻松地实现，使组织能够在数字世界中站稳脚跟，而不必承担最初无法处理的任务。

采购和寻源环境中的应用

RPA的典型采购用例是在事务流程中，如发票接收和验证。

当一个供应商发送发票,则应用程序将打开电子邮件,打开PDF格式的发票,检索相关信息,登录到ERP和输入数据,并可能检查数据与PO(应该已经在ERP),以确保发票是准确的。如果一切顺利，应用程序甚至可以进行支付。

虽然这是一个简单的例子，但潜在的好处是显而易见的。检索和输入此类信息，特别是在大型采购组织中，既繁琐又耗时。不仅从业者的时间可以更好地花在与利益相关者互动或从事更具战略性的项目上，而且在一段时间后，用户肯定会因为疲劳或无聊而犯错误。为此类流程快速轻松地实施RPA可以解决这两个问题。

但是RPA的有用性不仅仅局限于办公业务流程的自动化。以其最先进的形式，RPA可以改变采购谈判的方式——对采购和供应商都是如此。

在某些采购情况下，软件机器人可以进行供需双方的谈判。要求和提供的商品或服务的范围将需要人工提前确定，但请求投标信息和来回传递该信息直到选择合格的投标的过程主要可以留给机器人过程。

当然，这并不是重新设计主要类别的正确策略。但对于股权较低的采购活动，比如将多个供应商的尾部支出合并为一个供应商，采购肯定可以从收回通常用于监督投标和谈判的时间中获益。这些时间可以花在吸引管理层注意的大型采购项目上，同时也可以让采购部门获得快速的收益，从而在未来实现强制性的节约目标。