改善应付账款流程的5个最佳实践

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Spend Matters欢迎来自iPayables营销总监Steve Johansson的嘉宾贡献。

处理发票和应付账款的行为传统上被认为是商业的反射性功能，但在今天的数字时代，它可能变得更具战略性。自动应付账款解决方案在效率和功能方面经历了重大的发展，主要是通过简化整个过程的软件来确保最佳实践得到一致的实现。

以下是一些方法，您可以使用在您的应付账款团队，以简化您的业务和最大限度地利用数字技术的好处。

1.数字化收集所有供应商发票

使用自动应付账款，您可以处理应付账款处理的三个主要挑战。您将不必担心手动路由您的发票，手动输入您的数据，或处理票据格式的发票。这是大多数人发现他们的会计预算花费的地方，当他们不自动化他们的应付账款系统。将这么多时间和金钱投入到一个可以自动化并在一个数据库中收集的服务中是非常昂贵的。

2.自动化您的发票验证和匹配功能

一旦你的系统实现了自动化，你的发票文件也被数字化了，就该暂停对每个发票进行验证的技术了。使用自动AP，您可以验证您的发票，以符合您的采购订单，以及您的申请信息。通过这样做，你的应付账款部门将能够专注于获得发票批准以及审查例外情况，而不是花费他们的时间手动输入和数据。

3.减少多余的发票

开始削减每月发票率的最好方法是回顾你当前的发票流。首先，寻找那些你只使用过几次的低金额供应商付款的集中地。此外，还要查看与员工旅行和娱乐有关的任何开支。为了限制你的发票，把这些购买转移到商业信用卡上。不需要处理支票，你也不需要牺牲对开支的控制或处理额外和多余的发票的额外时间。

4.从支票转向完全的电子支付

通过迁移到电子支付，使用一次性虚拟账户和ACH等表单将有许多优势。令人惊讶的是，目前所有B2B支付中有一半多一点仍在使用支票，发送支票的成本是接收和发送ACH交易成本的十倍以上。因此，选择支票支付方式的企业是在浪费资金。

5.集中你所有的支出

通过只使用一个集中的支付过程将帮助您管理更大的数量的支付，使用更少的资源。通过允许员工在ERP或当前会计系统的权限下批准支付，可以让他们将所有ACH支付、支票支付、虚拟卡支付和无线交易的统一文件直接发送到您的银行。