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当工程和咨询公司Geosyntec Consultants在2014年开始实施AdaptOne的供应商管理解决方案时，该公司知道，它所做的入职流程改进将简化并提高业务流程效率。
Geosyntec成立于1983年，总部位于佛罗里达州的Boca Raton，与美国、加拿大、马来西亚和英国的公共和私营部门客户合作。它雇佣了1200多名顾问(工程师、科学家和技术人员)，管理着8300多家供应商。其中许多都需要来自其客户的严格的安全认证和合规要求。
随着Geosyntec扩大其实践，它寻找了一个供应商管理解决方案，可以简化其手工和脱节的过程，同时保持必要的组织问责制。
在选择AdaptOne时，Geosyntec确定了一种解决方案，不仅能够支持工程领域健壮而灵活的供应商信息管理需求，而且还能够作为合作伙伴，帮助满足联邦政府批准的采购系统的需求。从而提供了额外的机会来扩大潜在的客户基础。
背景简介
AdaptOne提供了一个具有深度领域功能的供应商管理平台，可以简化和统一供应商的入职/启用和工作流流程。总部位于佐治亚州的Alpharetta公司设计的产品支持所有级别的复杂性，并为所有供应商提供实时、准确的供应商master。
虽然它的方法主要集中在供应商注册、入组、数据收集和工作流程设置等SIM基础上，但AdaptOne通过其业务流程管理(BPM)开发和部署方向将自己与其他同行区分开来。每个AdaptOne实现都是不同的，根据客户的精确需求进行定制。
正如《开支问题》所探讨的供应商快照系列分析供应商，“AdaptOne的主要优势之一是其业务咨询能力，特别是与客户合作设计完美的注册和入社工作流程的能力，无论该流程多么复杂或复杂，并实施正确的整体‘解决方案’，以组织希望的方式管理其流程。”这与它的同行形成了鲜明的对比，后者通常出售易于绑定和定义的“模块”。
这种咨询方法正好符合Geosyntec在其供应商管理改进过程中所寻找的，因为围绕供应商概况、安全和合规、保险证书和工作产品文档要求的公司特有的复杂性，意味着开箱开箱的SIM和合规解决方案通常是不够的。
选择供应商管理供应商
在实施AdaptOne之前，Geosyntec在与美国最大的综合能源生产商NRG Energy的合作中看到了与这样一家供应商合作的潜力
NRG已经在使用AdaptOne，而Geosyntec需要使用该系统才能获得NRG供应商的资格，因此Geosyntec认为，将该系统应用于自己的类似供应商需求有很多好处。
除了认识到这一点，Geosyntec还得出结论，它需要精简和管理其日益复杂的供应商管理生态系统。该公司认为，这是一种满足其客户(包括联邦政府)要求的多样化支出报告和获取认证的方式。这是一个关键的步骤，当工作朝着一个认可的采购系统。
在针对更广泛的SRM解决方案市场评估众多选择标准时——从实现成本到企业可伸缩性、功能、实现的便捷性，以及解决方案对其独特组织需求的适应性——AdaptOne作为最符合Geosyntec短期和长期业务目标的供应商而脱颖而出。这包括提供一个可扩展和可持续的供应商平台，以支持独特的全球业务需求;维护高度可配置的关键数据(例如，健康和安全、保险证书、法规和合规文档);通过集中式系统优化供应商管理流程。
Geosyntec证实，AdaptOne为他们的供应商管理实现提供了一个基础平台，并能够快速配置解决方案，以满足其特定的业务需求。这使得AdaptOne成为一个理想的选择，而不是更严格和更不可配置的选择。Geosyntec表示，在开发其供应商管理平台方面，AdaptOne一直是一个出色的合作伙伴。
意识到好处
当Geosyntec开始其供应商管理计划时，该公司通过纸张收集所有业务所需的数据，并没有集中式存储库来管理与分包商、独立承包商和供应商相关的数据。
AdaptOne的实现是通过为正在安装的潜艇和独立承包商构建供应商门户，然后要求他们在门户中注册以接收付款。然后，团队在第二阶段添加了供应商概要文件，在此期间，所有三种供应商类型的信息都与会计系统中包含的会计数据同步。
随着前两个阶段的完成，Geosyntec简化了供应商的入职时间，减少了供应商请求和内部手工数据输入的数量。
除了将手工流程数字化之外，还有另外两个好处。
首先，新解决方案对公司的每个人来说都更直观。老方法适用于在Geosyntec工作多年的员工或供应商，但对于任何新加入Geosyntec的人来说，从供应商入职到记录维护的任务都需要一个巨大的学习曲线。新的工作流程和集中的供应商信息管理为所有供应商入职和管理元素创建了一站式商店。这允许采购将所有员工和供应商指向流程的一个地方，这意味着企业可以更快、更经济地聘用供应商，提高流程效率。
这种提高的准确性和可视性带来了另一个意想不到的好处:Geosyntec现在能够更好地管理风险，更有效地了解其供应基础，并能够评估这些供应商。
新的解决方案使从业人员能够轻松地捕获和跟踪所有文档，以满足客户的需求，作为与Geosyntec进行业务的一部分。它帮助他们了解供应商满足需求的能力和他们的历史表现。如今，从业人员不再需要选择第一家出现在电话簿上的本地企业，而是能够更深入地挖掘资格证书。这一解决方案不仅有助于收集有关质量、健康和安全的必要信息，而且还有助于从业人员对他们以前没有直接合作过的人做出更好的商业决策。
AdaptOne总裁John Davis表示:“通过在AdaptOne采购平台上简化和连接他们的采购流程，Geosyntec顾问公司正在实现他们的长期业务目标，并在全球市场上创造差异化竞争优势。”
Geosyntec咨询的挑战和建议
对于考虑供应商管理过程返工的组织来说，首先考虑潜在项目的全部范围和它可能涉及的所有潜在领域是至关重要的。
Geosyntec在实施过程中了解到，提前制定完整的战略可以节省大量精力。当Geosyntec进入项目的第三阶段，开发用于实施经批准的采购系统的工具时，它意识到，通过开发一种将供应商管理系统中的发票发送给应付账款的方法，可以获得额外的效率。这就需要重新处理大量当前数据，以实现不同系统之间的通信——如果提前解决问题，这本来是可以避免的。
规划错误的根源在于，在更广泛的战略本身的执行阶段，需要“快速取胜”。交错供应商管理和po系统开发方法带来的改进为项目带来了动力，但如果从一开始就设计了整个概念，Geosyntec可能会更快地达到他们想要的状态。对于那些刚开始做项目的人，Geosyntec给出了这样的建议:“试着超越你今天想要完成的事情。看看你的战略计划，你自己的发展方向，你的公司的发展方向——然后问问你自己，你的系统是否尽可能高效和精简。”
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