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正如我们在本系列的第一部分，成功的数字转换由某些特征定义。这些特征触及业务的核心过程，这意味着推动数字化转型也需要改变商业系统。而且，没有比采取数字方法管理合同更好的开始改革核心业务流程的方法了。
有了清楚的策略，实现数字转型的下一步是了解数字合同生命周期管理（CLM）系统的关键方面。了解这三个关键概念将使您迅速发展，并将它们努力工作将创造成功的数字化转型所需的业务和技术基础。
使用方便
为了通过数字化合同管理刺激数字化转型，新系统首先必须易于使用。至少，这意味着用户应该能够将业务的当前工具和流程与新工具集成在一起，并将其用户体验调整为所需的复杂程度。
CLM系统与其他技术一起使用的最常见方法是通过API集成。这使CLM系统可以与企业已经依赖的系统进行通信和使用。示例包括ERP，CRM，电子签名提供商和其他单一用途采购系统（例如E-sourcing）等技术。
此外，该系统应支持传统合同管理方法，以简化向更现代工具的过渡。由于最终的目标是将所有遗产和新合同分组为单一的合同，以确保将这些遗产合同轻松迁移到新系统中是必不可少的。这样可以确保维护旧的批准不会分散组织试图建立以支持新合同的新过程的注意力。
最后，在合同创作方面，与Microsoft Word的集成是必不可少的，尤其是在参与法律团队时。大多数系统都提供了将所有合同信息导出和组合到单个复合Microsoft Word合同中的能力，然后可以根据版本控制进行编辑并进行数字签名。最好的CLM提供商还可以将这些更改重新带入原始系统，在此过程中同步所有从句级别的数据和元数据。
如果用户在尝试一项新技术时就会遇到障碍，那么新系统将永远无法实现，从而阻止组织实现任何潜在的好处。通过支持所需的集成和当前使用的工具，企业可以确保其数字转换的第一回合不会被可用性问题抛弃。
智能，自主系统
除了可用性之外，数字化合同管理系统不应仅由组织合同的数字化版本组成。为了支持真正的数字转型，系统也必须是智能的，它提供了可节省时间和基于分析的见解的自动化功能，以帮助业务做出更好的决策。
实现此概念的基础架构是基于合同管理功能的分析平台。当应用合同时，企业可以使用分析来计划，优先级，执行，监控和改善商业绩效。这有助于员工选择关注的关键绩效指标，同时还触发其他功能。
由于签约通常是其他业务流程的组成部分，因此应用于合同管理的分析可以自动启动其他工作流程。考虑到这一点，领先的CLM系统应提供灵活的工作流引擎，该引擎可以基于支出类别，地理，特定于行业的要求等应用业务规则。
此外，工作流引擎应允许组织自动组装和策划合同批准流程。由于合同触及多个职能并遵循复杂的批准程序，因此该平台需要通知合适的当事方，并仅根据需要完成合同。配置基于角色的权限和特定视图的能力可以帮助这项工作。
最后，当通过人工智能增强时，这些能力变得真正聪明。新的AI驱动系统可以使用机器学习方法将遗产合同快速转换为新格式，将条款和元数据直接提取到CLM平台中。这使系统能够将各种算法应用于合同分析，自动确定可以集成到更广泛的风险管理工作中的义务和趋势。
从传统分析到基于AI的见解，智能CLM平台不仅创建了数字合同存储库。这些功能是新的数字流程的基础，它不仅可以帮助企业改变其信息管理实践，而且可以改变其运营思维方式。
数字规模
借助CLM系统易于使用并能够支持高级数字功能，该企业将能够专注于能够实现数字合同策略的第三个要素：大规模为数字转换提供动力。
为了使CLM系统实现企业范围的数字变化，在所有适用的方案中都必须使用：在任何合同中，在任何时间，在公司运营的任何地区。
这意味着该系统不仅适用于仅仅是购买侧采购交易。理想情况下，销售组织应该能够在与潜在客户的谈判期间创建卖方合同。内部公司合同，例如在就业协议或NDA中使用的合同，也应得到支持。总而言之，该解决方案应该具有灵活性，以便任何部门的用户可以访问该工具并适应其独特的需求。
除了适合多个合同方案外，CLM系统还应在任何必要的情况下工作。这应该包括强大的移动支持，以便可以随时进行批准等活动，以及对多种语言和货币的广泛支持。
最后，系统应提供高度的适应性。对于全球企业，公司运营的每个地区都有独特的要求。因此，CLM系统必须支持工作流，规则构建和模板的局部变化。这种灵活性还将帮助公司适应新方案，例如新法规所需的业务流程的变化。
通过确保他们可以在任何情况下和任何情况下应用其CLM系统，企业可以确保任何人都可以使用这种数字合同方法。这使数字合同管理能够扎根于业务的核心，从而创造了基础，以扩大更广泛的数字转型工作。
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