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在一个组织中，买卖商品和服务的交易过程将永远是采购职能的本质。然而，采购部门履行这一角色的形式和实质正在发生重大转变。从过程、角色和工具的角度来看，形式正在发生变化，从采购对更广泛的组织的影响来看，实质也在发生变化。
采购组织在世界各地从事大规模的数字转换,现在所有的当事人(买家,内部用户、供应商、技术解决方案提供商,第三方服务机构)同化新范式和试图得到最好的实现自己的目标。
在本文中，我们将详细介绍这个新范例的一个非常重要的部分:购买时的用户体验。然后，我们将展示如何利用实时信息将这种体验变得更好。
在开始之前，我想重申一下术语“实时数据”在购买过程中的含义。它允许采购访问在采购决策时最新的所有结构化和非结构化信息。该信息指导并准确地向用户提供业务事件发生的确切时间。
将员工角色转换为新的采购范式
在过去，当员工需要购买时，他们会拿起电话与采购主管交谈，解释他们的要求，或发送电子邮件，说明他们需要购买什么。员工只关心是否收到他们采购主管要求的商品或服务。该高管可以是采购部门的成员，也可以是IT或营销等其他部门负责采购的人员。
在世纪之交，“电子商店”采购解决方案的到来，连同由该软件提供的更好的控制和采购分析的承诺，开启了采购的数字化转型。这种新的自助式采购将更大的责任交给了员工(采购最终用户)，他们现在可以在电子商店中找到商品或服务，进行必要的比较并做出最终的购买决定。然后，请求必须通过工作流和审批层次结构得到批准，以便成为到达相应供应商的采购订单。
这种新的采购流程，结合新的技术解决方案，极大地改变了员工(最终用户)在购买商品或服务方面的角色。要使这种转变持续下去，重要的是向用户提供与电话另一端的人过去拥有的所有信息。购买时的实时信息元素是做出知情购买决定的基础。用户需要被引导到正确的产品或服务，以正确的价格，从正确的供应商，适合他们的需求，并符合组织的要求和目标。
这正是新的电子采购解决方案发挥重要作用的地方。数字化采购策略不能简单地将责任从采购转移到只想购买并继续日常工作的终端用户。实时数据的使用与过程的完全自动化是成功采购技术的最终驱动因素。此外，支持采购过程的人工智能和预测分析的尖端创新现在很明显，并将在未来的电子采购解决方案中发挥重要作用。
技术在新购买体验中的作用
员工的新角色包括对公司的购买承担更大的责任，这促使公司探索技术解决方案，帮助用户履行购买责任，并简化决策。
不幸的是，许多公司在推出新技术时发现自己面临采用危机。在此之前，采购解决方案必须首先提供一种最终用户想要使用工具的购买体验，否则即使是最先进的技术也会被浪费掉。
为此，精明的采购团队意识到用户想要一个易于使用和时间友好的界面，允许对用户感兴趣的一切进行快速可视化和导航。采购规则是至关重要的，但应该在“幕后”执行，并尽量减少对用户体验的干扰。提供这些功能需要实时数据:
- 强大的搜索引擎与访问详细，实时信息的产品和服务在外部和内部目录
- 对搜索过程中发现的所有类似产品和/或服务进行实时比较(包括价格、功能、功能、图片等)
- 审计功能，检查采购是否在活动的合同中，或者调用业务规则来处理超合同定价或非合同项目
- 在购买时跟踪现有预算的能力。预算可以在用户或区域级别，这取决于公司的政策。
- 价格确认信息，以确保采购时以最佳价格进行，并遵守合同。解决方案必须能够提供实时信息，指导用户做出正确的决定。一个例子可能是一个提示，显示有一个更低的价格，促销或批量折扣。
- 实时提供供应商验证信息(以前的性能、潜在风险和来自其他用户的评级或评论)，以确保与最合适的供应商进行采购
- 与来自现有库存系统的实时信息集成，以确认仅在没有现有库存时才进行采购
- 指导遵从性能力，以实现组织政策，满足多样化目标，或推动小型企业或环境友好型供应商的支出
- 与潜在风险相关的实时警报，或仅提供与购买时刻相关的、有帮助的数据或信息的警报，如最低订单量，以避免运输成本
为组织的利益改变购买经验
在新的电子采购解决方案评审中，用户购买体验是一个高优先级的主题，而可用性越来越成为讨论的前沿，特别是对于那些看到以前的采购技术投资未能推动遵从性的组织。只有当员工使用该解决方案来满足他们的采购需求，从而改善对公司支出的管理和监督时，数字化采购转型才会成功。
除了可用性，用户在购买时的体验还可以通过访问实时数据得到增强。购买体验也与他们对公司预算的谨慎程度有直接关系。因此，不仅会影响提出申请或购买订单的员工，还会影响批准这些请求或订单的用户，在许多情况下，这些用户负有全面的预算和损益责任。
更好地管理公司开支，更好地关注公司预算，就足以证明我们应该认真关注改进用户体验。然而，这并不是唯一的好处。实时数据支持的购买体验可以给组织带来许多额外的好处，如提高采购过程中的生产力、更明智的决策、加速实现估计的节省、减少来自糟糕的购买决策的风险，以及在实现业务目标方面更大的确定性。
请继续关注本系列的第三篇也是最后一篇文章，讨论实时信息对企业购买的影响。
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