对于企业如何衡量、控制和决策，数据一直是至关重要的。准确、相关和及时的数据为企业软件的用户提供了强大的信息——如果没有这些信息，就会暴露出一个重大的盲点。
许多组织难以持续地访问有用的信息，并且继续使用有限的、不精确的和过时的数据。然而，当前的业务趋势需要有准确、及时的数据支持的灵活和有弹性的采购过程。如果决策基于有限、不准确或过时的信息，忽视这一潮流的公司将无法在数字时代生存。
在组织内部，采购已成为战略合作伙伴，对公司盈利能力有重要贡献。采购流程现在是任何数字化业务转型的基本组成部分。采购所使用的信息的质量会影响整个组织的绩效。
在这个由三部分组成的系列文章中，我们将讨论采购过程中质量和实时数据的必要性，提供这些数据的技术解决方案正在改变采购用户体验的方式，以及新技术如何使企业买家能够在一个数字平台上搜索、比较和获取他们想要购买的任何产品或服务的数据。
实时数据对购物的重要性
实时数据的概念保证了采购时能够访问所有结构化和非结构化信息，这些信息在作出相关和最新的采购决策时是最新的。这些信息在用户做出购买决定时提供指导和确定性。
以战略采购为例，对于任何组织来说，花费分析对于通知关键事件(如合同谈判)的重要性都是显而易见的。不幸的是，许多这样的分析都是用历史的、低质量的信息进行的。在这种情况下，预计的支出不可避免地是不准确的。想象一下，如果谈判者有高质量的、更新的和完整的数据，提供到目前为止所购买的产品，以及相关的、有洞察力的元数据，提供所需的详细级别(例如，业务单位、类别、供应商、价格历史、竞争对手的价格和其他关键信息)，那么谈判将会有多么不同。
随着电子采购解决方案的兴起，这种数据的必要性变得更加重要，在这种解决方案中，采购用户现在可以通过电子商店创建其采购请求，搜索和比较产品和服务，并以与消费采购类似的方式完成交易。想象这样一个场景:这样的用户需要公司已经有库存的产品，但是由于库存系统没有集成，或者在购买时信息已经过时，用户发出一个新的在线请求，导致多余和不必要的费用。另一种常见的情况是，在线目录中的信息没有更新，并且以高于协商价格的价格发布采购订单。
在购买过程中，可靠、有用和实时的信息是帮助采购用户根据业务目标做出成功购买决策的重要因素。
购买时相关实时数据示例
通过电子商店自助企业采购的新方法(由现代采购解决方案实现)赋予了采购用户很大的决策权，这迫使企业在他们做出购买决定时向他们提供所有必要的实时数据。例子包括:
- 用户可以访问的产品和服务的详细和更新的数据(描述、图纸、价格、供应商信息等)，这些数据可以是内部或外部目录的一部分
- 来自不同供应商目录(内部和外部)的产品或服务的实时数据比较
- 采购公司给供应商的分类(优先、小企业、女性所有的企业、当地企业等)
- 供应商的相关数据(风险、流动性、供应商评级、绩效、可用产能、交货时间等)
- 与产品或类似产品的库存有关的数据
- 供应商价格历史数据
- 与购买量折扣有关的数据
- 购买合同的状态或任何其他相关合同资料，以作出购买决定
- 与将要购买的物品有关的预算
- 相关市场数据(外部商店)，以作比较之用，例如同类产品或当前促销活动
- 与采购相关的风险数据(自然灾害、货币贬值、供应商接受评级等)
- 关于预算外采购、未激活合同或类似产品的可用性、首选或备选供应商、现有采购订单等的警报形式的数据。
相关的实时数据对用户购买决策的重要性和影响是广泛的。为员工在采购过程中提供这些信息，为采购组织创造了一个新的认识层次，并使更广泛的业务受益。
采购的好处
在单个平台中拥有实时数据，支持用户做出购买决策，这本身是一个好处，但不是唯一的好处。采购过程和活动的效率得到了提高，用户生产力也得到了提高。下面是一些例子:
- 根据商业规则和预期结果寻找和选择理想的产品或服务-一种引导其最大权力的购买方法
- 在处理采购文件(采购订单/发票)之前识别错误/过时的数据，从而避免效率低下和错误
- 通过使用相关的实时信息，指导节约的智能过程，加速实现估计的节约
- 有效分析合同重新谈判的费用，利用实时信息揭示的机会
- 将实时数据转化为节约成本和提高效率的信息和智能行动，如与公开市场进行价格比较，并消除采购过程中的低效现象，如延迟批准或发票匹配错误。
- 通过将所有实时数据集中在一个地方，而不必到另一个系统去查询，从而提高用户购买体验的效率(不间断)
- 通过实时价格自动比较合同价格，提高了价格审核过程的生产率
- 对不符点或违反(合同、预算等)问题的警报，实时信息为识别这些不符点的流程提供信息
- 采购组织与其供应商之间利用有用的实时信息进行协作，以避免误解，消除由有限信息支持的沟通，并防止相关流程的延误
- 利用相关和实时的信息处理买方和供应商之间的争议，从而加快他们的解决
- 对供应商进行风险分析，避免潜在的违约和可能的时间和金钱损失
- 提高向供应商支付周转的生产率，从而实现融资选项，提高效率并避免错误数据造成的错误
- 与其他系统集成和分发数据的有效性
- 可操作的情报，在事件发生时告知业务决策，并提供准确的报告和指示板，指导采购策略
要总结这个分析的第一部分，必须记住，拥有足够的数据来做决策与拥有实时数据是不一样的，在我们的概念中，实时数据意味着拥有所有现有的和相关的决策信息(结构化和非结构化)。尽管这些定义之间的差距看似很小，但这个细节却产生了巨大的差异——尤其是在企业目标没有达到的情况下。
不要错过本系列的下两部分，在这两部分中，我们将探讨实时数据如何改变采购用户接触技术的方式和这方面的一些解决方案所提供的能力。
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