Spend Matters欢迎来自Frank Buchanan的一篇客座文章，他是网站的战略和运营经理哈科特集团．
专家们将支出分析吹捧为采购组织的生命线，他们是对的。但是，本文的目的并不是要说服您相信花费分析的好处，而是传递将节省您的时间和增加您的产出的有效性的关键见解。以下是对许多不同行业中、大型公司进行支出分析的最佳实践:
- 涉及到领导
支出分析的本质迫使你与几乎所有部门进行互动，因为它们都有支出。如果这是第一次进行全面的支出分析，一些你需要与之交谈的利益相关者会很自然地做出防御反应。想想看:外部人士突然想知道他们买什么，从哪个供应商那里买。他们感到被批评是很自然的，如果他们不需要帮助你，他们就不会帮助你。或者他们可能会延迟或提供不完整的信息。但是如果消息首先来自上面，并且清楚地解释了目的和期望，那么您将遇到一个完全不同的涉众。这也将有助于与您的ERP技术人员一起工作，因为ERP数据挖掘过程通常需要比预期更多的时间，特别是当错误和“重新拉”是必要的。 - 获取所有供应商支出
供应商支出交易数据可以驻留在公司的许多不同区域，通常也是这样。如果一个支出分析没有包含所有供应商的支出，那么它将是不完整的。在来自AP系统的应付账款数据之外，可能会有发送到某些供应商(例如，健康保险供应商)的电汇，或者可能有来自工资系统的T&E报销，或者T&E卡支付交易细节可能不会显示在应付账款中——有时T&E卡上的供应商付款数额惊人。但是，在您收集数据之前，您需要确保您有一个可以查看和分析合并数据的计算机程序。一旦超过50万行，Excel就会变得非常缓慢;Access可以处理更多的数据——如果你知道如何使用它的话，可以处理1.5 g的数据。我最近进行了一项支出分析，有4000万行数据，这需要使用一个单独的程序和高容量的计算机处理器。 - 使用自定义消费分类
许多公司在他们的采购订单系统中使用UNSPSC代码，因为它是详尽无遗的，有20,000个商品代码可供选择。但对于支出分析来说，UNSPSC并不理想，因为它不是为战略来源目的而设计的。换句话说，UNSPSC的代码并没有组织在有助于确定储蓄机会的层次结构中。我们帮助的每一家公司最终都得出了这个结论，我们帮助他们开发了一种面向市场的分类法(例如，审计服务和税务服务被合并在一起，因为通常这两种服务都是由同一家供应商提供的)，同时仍然对他们的业务和名称进行定制。早期开发这种分类法非常重要，原因有二:1)需要得到领导的批准，因为花费分析报告最终将被广泛分发;2)您不希望在已经花费无数时间对花费数据进行分类之后更改分类法。 - 验证数据
收集支出数据的过程是复杂和脱节的，因为erp通常不是为了提供全公司范围内的供应商支出可见性而设计的。因此，数据中的错误是常见的。你必须经常注意错过的支出，重复计算的支出，或者仅仅是错误的支出。在收集和处理所有数据之后，确保支出分析准确的最佳方法是验证它。有两种很好的方法可以做到这一点:1)自上而下的分析，2)利益相关者访谈。自上而下的分析使用财务报表来估计供应商的总支出，而利益相关者访谈包括与那些知道你在某个支出类别中支出多少的人交谈。有些支出类别是分散的，不属于公司的任何人，但对于那些拥有统一所有权的公司，你需要他们的支持，以确保你的产出的准确性和合法性。我建议对所有利益相关者的反馈进行详细的记录，因为不同的利益相关者会提供相互矛盾的反馈，比如哪些支出属于哪一类。 - 创建一个可重复的过程
如果你是第一次进行花费分析，这将是一个反复试验的过程，特别是在没有外部专家支持的情况下。在开发过程时对过程进行记录是必要的，这样它就可以重复。因为随着时间的推移，花费分析会慢慢变得不那么有用。大多数大公司至少每年进行一次更新，如果不是更频繁的话。数据的位置、使用的ERP数据查询、支出类别所有者和联系人、供应商名称合并(例如，ibm和IBM)，花费的映射规则，自上而下的分析方法，等等——所有这些都必须被捕获，以获得你辛勤工作的回报，并避免不必要的返工。如果您是一家全球性的公司或企业集团，这就变得特别重要，因为这增加了多个ERP(或同一个ERP的多个实例)的可能性，从而使流程变得非常复杂。 - 充分利用成果
消费分析可以在许多方面提供价值。许多公司经常进行支出分析，但没有充分利用产出的潜力。它的主要功能是识别战略采购机会和“特立独行的花费”(即合同外的花费)，但它也可以用于:定期向部门领导提供支出报告，以增加采购价值并加强关系，识别发票整合机会，优化营运资金策略(如，付款条件)，制定有效的渠道策略;并使有效的供应商风险评估和缓解计划——举几个例子。此外，最常见的采购绩效指标使用总支出作为方程式的分母，因此，对于那些没有总支出的采购指标，很难跟踪业绩和与同行比较的基准结果。
虽然第一次进行支出分析是一项困难的任务，但其结果，如果准确和全面，对采购组织来说是无价的，因为如果没有支出可见性，就不可能有效地管理公司的支出。这六个经验教训将使这一过程更有效率，结果更有影响力。
弗兰克·布坎南拥有7年的咨询和行业经验。他的客户经验包括:采购转型、业务流程外包、组织设计、变更管理、组织有效性和品牌战略。他曾管理多个不同行业的项目团队。
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