巴西电子发票:Nota Fiscal Eletronica (NFe)的基本7步流程

Spend Matters欢迎来自Steve Sprague的客座文章，营销和产品战略副总裁Invoiceware国际。

在我所有的旅行和会议中，我发现不仅整个巴西电子发票流程让大多数公司感到困惑，而且他们对基本要求没有高层次的理解。这是一个小小的备考单，每个财务，应收账款和应收账款经理都可以使用它来开始理解巴西Nota财政的复杂任务。

首先，重要的是要了解巴西税务当局，也被称为SEFAZ，强制规定了所有公司必须严格遵守的电子标准格式。这种“Nota Fiscal Eletronica”(NF-e)格式被官方认可为唯一的税务合规发票记录文件。但实际上有三种不同的发票:

1. 实物商品的NFe:这是大多数组织都会使用的会计准则。对于供应商来说，可能是最复杂的，因为在批准代码被纳入流程并打印出来并放在卡车上之前，卡车不能离开仓库(输出称为DANFe)。为了遵守规定，至少有21个州必须整合一个名为DPEC的全国性备用网络服务。
2. 服务业的nfe:我发现服务业发票最容易被跨国公司误解。服务发票无需在州/国家级别进行集成，而是在巴西的城市级别进行管理。这意味着开具发票的城市(例如，如果我从圣保罗开具发票，那么圣保罗就是开具发票的城市)是连接点。服务供应商将发票寄给城市，城市将适用适当的立法，买方将直接从城市网站上领取发票。
3. CTe:(或更简单地说，运输发票)这是许多公司的新要求。如果您正在使用第三方物流或货运代理，那么这些运输发票必须由买方验证，并张贴在后端系统中，并包括在他们的月度报告中给政府。

以下是巴西对NF-e实物商品的七步流程:

**注意:整个流程应存档、记录，如果政府官员进行了任何差异或调查，应通过门户网站提供。

1. 供应商向政府注册签署证书。这很像注册护照。一经批准，政府将向供应商提供可作为电子签名的私钥。供应商必须能够从他们的ERP系统中生成适当的XML批准文档，并使用他们的私钥签署XML发票。然后通过第三方服务或直接集成将签名的XML发送到SEFAZ。注意:大多数组织都在使用云服务来管理这种连接。
2. SEFAZ接收已签名的XML发票，并实时验证和分配“签名属性”(也称为批准代码)，该属性必须在货物放行前提交回XML和ERP系统。
3. 供应商将从SEFAZ收到批准的XML发票，并打印出发票的物理表示形式。这个PDF被称为DANF-e(数字授权Nota Fiscal Eletronica)，它是一种嵌入条形码的纸质表示形式。一旦打印出来，DANF-e必须与货物一起放在卡车上。传统上，批准的XML发票也通过电子方式发送给买方。在大多数情况下，这是通过电子邮件完成的;但是，像Web服务、FTP/s和门户这样的直接通信也很常见。
4. 卡车被释放。在任何时候，包括海关人员和巡逻警察在内的政府官员都可以通过扫描DANF-e实时查看货物的有效性。如果货物不符合SEFAZ发布的NF-e，卡车可以被扣押，直到支付经济罚款才会被释放。
5. 买方在卸货码头接收货物并办理登记手续。
6. 自2012年4月起，接收方必须与SEFAZ验证入站NF-e。退回的批准代码必须纳入买方提交给政府的月度会计报告中。通过强迫买方验证，政府可以毫无疑问地确保，不仅商品匹配，而且价格和税收也匹配。第二次验证消除了政府的税收泄漏。
7. 收货确认结束了整个流程。

注:这只是对实体商品NFe流程的高层次总结。当然，取消、积分、退货、应急流程(网络宕机时的备份程序)、服务发票和运输发票也有不同。但这是大多数组织需要了解的基本流程流。在以后的文章中，我将讨论巴西服务发票和运输发票的区别。

- Steve Sprague，营销和产品战略副总裁Invoiceware国际