支出事务欢迎来自威廉姆·穆尔西亚的客座帖子，采购实践Archstone咨询。
采购经理经常重新评估间接支出，以提供底线结果。虽然进行支出分析和重新采购支出类别对于推动成本削减非常有价值，但人们似乎依赖于组织需求的基线假设。那些积极采购但不积极评估组织需求的公司会变得非常高效——在花费不必要的钱方面。组织应该定期通过零基础预算建立自下而上的预算，以持续挑战使用传统预算产生的支出。
零基础预算是一种积极的预算过程，它迫使评估组织需要逐行分配经费用于支出。企业经营者必须证明来年每一美元的支出是合理的。这种自下而上的方法迫使企业经营者从战略上考虑支出，同时建立强大的预算所有权。因此，预算不是由财务所有，而是由整个组织所有。
该过程并不假定每年预算的增量增加，也不假定组织需求随时间保持不变。预算编制中的这种范式转变迫使通用采购实践的重新工具。与其同时关注“我们花费了什么”和“如何减少这个数量”，组织首先关注“我们需要什么”，然后关注“我们如何以最佳价值获得我们需要的东西?”通过这种重新评估，企业经营者做出艰难的决定，哪些费用是真正需要的，哪些费用可以消除，以帮助实现全公司的目标。
公司在实施自下而上预算时犹豫不决有几个原因。一个主要的问题是，这个过程是漫长的，需要许多管理阶层的大力参与。虽然这可能是真的，但这个过程可以以任何节奏实现。每年、其他年份或在其他时间表上进行审查的好处远远超过成本。那些不定期执行自下而上预算的公司应该问问自己:
- 所有费用的增减是否一致?如果没有，每年应作出怎样的适当递增调整?
- 是什么使预算逐年增加?
- 企业经营者是否觉得他们对预算有自主权?
- 组织目标是否在预算周期之间发生变化?
- 当前支出是资金的最佳使用方式吗?
ZBB可以帮助解决上述问题，并加深对需求和成本的理解。每家公司平均花费120天从预算过程开始到最终预算批准。逐年递增的预算是利用公司时间的最佳方式吗?与ZBB相比，以一定比例增加或减少预算很简单，也相对轻松。不幸的是，它没有反映出成本的动态性质和组织需求随时间的变化。并不是所有部门都平等增长，也不是所有项目都平等增长。天然气成本和电脑存储成本并没有以相同的速度或方向变化——他们的预算为什么要变化呢?简单而不痛苦的传统预算假设是对公司时间的低效利用。
实施ZBB的组织被迫对支出进行战略性思考。具有自下而上审查的采购战略确实有助于实现底线。通过ZBB，公司可以弥补在增量预算过程中损失的美元，并发展对需求的真正理解。一旦完成了这一点，采购工作将最小化真正重要的花费。
1资料来源:Hackett Finance Benchmark 2011
- William Murcia，采购实务，Archstone咨询
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