采购流程应该是推动者，而不是阻碍者

请欢迎采购和供应链管理有效性专家Sigi Osagie的这篇文章采购魔咒——强化功能，提升形象。可以通过www.sigiosagie.com联系Sigi。

我经常阐述组织成功的软因素的重要性，比如无形因素文化，领导，的态度而且行为这通常是顶级采购职能与普通采购职能的区别。但这绝不减损采购成功的有形促成因素(流程、系统和工具)的价值。

部署适合目的的推动因素对于提高采购效率至关重要．适合目的的要求比盲目追求“世界级”或“一流”更重要。对于您的采购职能及其特定的环境来说，同类中的最佳并不总是最好的。至关重要的是要有有效(专注于正确的事情)和高效的采购使能者，“使”采购人员和最终用户能够以最小的麻烦完成他们的工作。

重要的是，大多数采购职能部门在这里面临的问题往往与人为因素有关。当你检查不适合目的的采购流程、系统或工具时，潜在的根本原因问题通常可以追溯到“人”的决策、思维模式和行动。

一个常见的例子是，负责开发或改进采购流程或实施相关系统的人员最终将劳斯莱斯解决方案应用于微型汽车问题。另一个是那些故意规避已定义流程的人的行为，这种不合规行为通常是可预测的——通常是因为这些流程是可笑的。

采购过程繁琐或包含太多毫无价值的活动，会从采购工作中流失价值．这种有缺陷的过程不是使工作顺利地完成，而是成为采购绩效的抑制因素，并否定了它对企业成功的贡献。

糟糕的流程也会让员工士气低落除此之外，生产率下降造成了浪费，内外部客户也因此体验到了糟糕的服务质量。这不是巧合健壮的业务流程是真正成功的组织的标志之一．

你不必成为天才来建立健全的流程。所有这些都需要理解和应用基本的流程思维，并熟练掌握组织动力学。

哦，是的，还有大量的常识。

采购流程必须遵循三个神圣不可侵犯的原则，适用于所有有效的业务流程:

1. 关注组织职责和目标．采购过程必须符合采购部门规定的职能义务。
2. 为最终用户着想．采购流程必须使使用或受流程影响的人的生活更容易，必须使采购人员和利益相关者能够以精简的方式履行职责。如果您的流程(以及任何相关的系统或工具)是艰巨的，就不要期望高水平的遵从性。
3. 为客户着想．谁是流程输出的客户，流程如何反映“客户的声音”？采购过程必须有力地满足内部客户的需求，在相关情况下，也满足外部客户的需求。

采购转型方案有时可以成为一天建成罗马的努力。修复一切事物(包括所有功能性流程)的诱惑往往会战胜实用主义和常识。但是，仔细审视现有的流程可能会发现，有些东西运行得很好——它们可能不是所谓的“世界级”，但适合目的，并充分支持采购议程。

改进工作应针对那些迫切需要改进的进程。这里有一些重要的建议:

• 采购过程应该始终包含相关的政策和价值观。应该在更广泛的组织中强制遵守定义的流程，并通过适当的领导行为加以加强。这确保了操作实践与采购的精神相一致。
• 让受过程影响的涉众参与进来。从事这项工作的人通常是隐性知识的关键来源，而这些隐性知识可能会被丢失或忽视。
• 开发良好流程的关键步骤是“走流程”，例如，假设您有一个真实的采购需求来测试您的采购流程草案。遍历流程并引导它通常会发现流程缺陷，否则可能会被忽视。
• 保持简单直接。人们发现简化的流程更容易理解和遵循。大多数人对包含太多流程图术语或技术术语的复杂流程或流程规范感到厌烦。
• 利用技术来优化流程可见性、无缝流程和效率(但不要被技术能力冲昏头脑而忘记了流程目标)。这对易用性有很大的影响。
• 宣传启动新的或修订的流程，让人们充分了解，强调利益相关者的利益以及更广泛的企业。

采购职能部门想要提高他们的游戏，必须确保他们的努力不被次优流程所抑制确保那些负责实施或改进功能性过程的人纳入了合理的过程思维和有效性的精神，因为它是人使使能者适合目的，或者不是。