警告术语警报：
“电子采购是采购专业人士和供应商使用安全的网上协作工具，进行策略性的采购活动;它为采购人员提供了一个解决方案，以帮助降低成本，集中信息，确保采购过程的可重复性和可审核性，并通过互动过程提供即时反馈，通过更好地应用战略采购。“——你现在可以呼吸了!”
这是千真万确的。但是，我们都可以阅读课本上的文章，它描述了为什么为了高效和有效的采购过程，我们需要投资于电子采购，或者具体地说，电子外包工具。它没有告诉那些必须做出这些决定的采购主管，这在实践中是如何运作的。我们已经在做的有什么问题吗?谁每天都在使用这个软件?促使公司投资这些工具的业务驱动因素是什么?他们如何实际地改变你的采购过程?实现这些工具的真正商业利益是什么?
没有什么能比一家已经做了基础工作的公司更好地回答这些问题了——实施、测试、克服了挑战并收获了利益，特别是如果这家公司是众所周知的横木有限公司百威溶液最近发表了一篇关于Crossrail的案例研究，以及它是如何实施和使用的。Crossrail是英国有史以来最重要的基础设施项目之一，目前也是欧洲最大的建设项目百威溶液为横跨整个Crossrail计划的每个项目的所有采购活动提供电子采购套件。
以下是这份报告的一些摘录，你可能会觉得有趣——或者你可以全文阅读．
“这个耗资148亿英镑的庞大项目必须确保所有商品和服务的采购效率、公平和成本效益……该项目规模庞大，涉及方方面面，供应链长而多样。到目前为止，它已经签订了价值110亿英镑的合同，包括主要的隧道合同和主要的建筑合同。对采购过程的严格控制，以及存储和传播信息的精确准确性，对其管理至关重要。”
当被问及为何Crossrail实施电子采购时，其采购生产经理表示“Crossrail的时间表很紧，因此保持它在轨道上并击中目标是非常重要的。我们面临着实现关键里程碑的压力，同时遵守严格的合规规则，并节约成本，因此一致的流程至关重要。该软件有助于我们提高效率，并为我们提供了一个强大的系统，用于准确跟踪和监控进度。”
这个详细的案例研究提供了一个洞察横木面临的一些挑战和克服了普遍适用于任何公司着手实施一个新的电子采购系统:“许多组织,特别是在公共部门,需要经历一个文化转变为了改变一个自动化的过程。习惯于以某种方式做事的人并不总是欢迎新技术。”——采购主管。
它告诉我们横贯铁路如何确保供应商选择的公平过程:“当我们公布ITT时，所有投标者都有同样的可见性，所有的修改都被提醒。我们可以通过这个系统确保公平的程序适用于所有人。”
以及自动化如何改变了投标过程的及时性:“这种自动化让我们放心，所有供应商都能同时收到符合欧盟规则的信息……该软件还帮助我们处理文件的后勤工作(一些标书包含数千份文件)，纸质版本不允许我们有效和及时地包装、分发和接收标书。”
此外，还详细介绍了电子外包系统如何提供有价值的中央文档存储库和通信工具，以确保安全和稳健的审计跟踪:“该系统允许我们在任何时候询问数据……如果信息或沟通没有被及时接收，我们是知道的。它可以让我们看到谁收到了修改，谁打开了它，以及哪些文档已经被下载。我们在系统中有准确和可证明的证据，表明进行了适当的通信，以及通信时间。”
您还可以阅读该公司如何使用数据进行月度报告和回答询问。
如果你想读整个案例研究都在这里或者直接到网站的右上方，点击百威溶液横幅。
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