我们在这里继续我们关于首席采购官的25个（至少）采购神话系列。
第17条：没有采购订单不付款
你会问，这怎么会是一个神话？我们都知道，没有POs的发票是采购存在的祸根。而真正根除这种现象的唯一办法就是建立“没有订单就意味着没有付款”的规则，对吗？好吧，这个假定的最佳实践的唯一问题是，你不会发现有一家公司100%使用发票前POs（事实上，仅为满足ERP三方匹配beast而创建的POs不算在内）。
为什么？支付了大量现金，但不需要采购订单：
- 首先，你有水电费。这是一个周期性发票的场景。你可以批准发票，但如果你需要预算批准来保持灯亮和水流，你就有更大的问题。
- 接下来，考虑使用中央账单/支付卡的购物卡/旅行卡。许多公司都有远程劳动力，需要不受限制地访问这种采购方法。此外，T&E系统同样是出差员工的标准票价，您将获得一张大而有效的合并发票，与您的开证行结算，无需采购订单。是的，这是一个特立独行的消费的潜在来源，但良好的消费可视性会发现很多这方面的问题，而且你还有更重要的事情要做。
- 如果您是制造商，您甚至可能希望通过评估收据结算（ERS）流程取消发票，在该流程中，您有严格的物理控制（这里是一个场景：当您完成生产时，您将反冲洗组件，并向在JIT仓库中拥有这些组件的寄售库存的供应商生成自动批准的付款）。
好吧，你明白了。不采购，不付款规则永远不会是100%，但它是对于采购订单适当支出绝对有效，并且还应确保在收到发票后未开具采购订单。这种情况有许多失败点和根本原因，必须通过政策和教育来发现和消除这些问题，以了解为什么POs（以及相关和/或隐性合同）对于保护公司免受风险是必要的……而且公司在这一过程中也可能会省下一点钱！最佳实践，如基准，需要深思熟虑地实施。
这是一个非常有趣的话题，谢谢大家的讨论。
我可否加上“无采购订单，无采购”的问题？我提供互联网服务，客户可以在线预订，此时他们需要为我提供数据以创建发票。我通常不会收到客户的订单号，客户要求我在使用我们的服务时使用他们未提供的订单号。我最终追求必要的信息，这是对时间资源的巨大消耗，有时甚至是徒劳的。你对此有何看法?？
向你问好，克里斯蒂安
嗨，克里斯蒂安，
没有简单的解决办法。并非所有买家都会使用POs（这很糟糕）。有些人只会将POs用于某些支出（例如，超过一定金额，如500美元或2500美元）。
你可以考虑可能的解决方案，但我不确定在你们公司有什么可能……
1.允许卡片结算(或ACH更好)在一定数额下。你需要向信用卡网络支付1-3%的费用，但可以立即获得资金。
2.确保买方接受您的条款和条件，包括逾期付款罚款条款。这将有助于加快买家的注意力！
3.通知买方需要一个PO号码，也可以提供一个选择，如“我还没有PO”和“我们不使用PO”，你可以使用这些选项来审查订单，并与该客户决定下一步的步骤。
4.鼓励您的客户使用电子采购系统!
谢谢你来信。
这是一个非常有趣的话题，虽然看起来很简单，但它必须是采购领域的一个持续关注点。你们中的任何一位都对费用类型有一个更一般的定义，即“建议”在没有采购订单的情况下进行管理；公共服务和信用卡是人们经常想到的情况，但是否有任何标准来纳入或放弃这一计划的概念？
如果公司卡设置合理、限制、访问和监控得当，则可以使用公司卡。您也不需要带有“评估收据结算”的采购订单，其中由买方发起的触发发送给作为收据的供应商（和隐式采购订单）和“发票前批准”-例如，向工厂发放原材料。您还可以拥有一揽子采购订单或MSA，并对行项目/放行进行双向匹配，只要预算所有者至少在工作流中批准发票。
很高兴提出讨论。事后采购订单（即发票后的采购订单）在紧急情况下或采购协议已经生效时，应保持最低限度，并限制使用。如果不先订购，将增加合同风险，因为公司可能会无意识地接受报价单或发票中规定的供应商条款。
除了改进治理（审批流程）之外，无采购订单无付款的另一个目的是允许以有序的方式捕获所有支出数据，以便进行跟踪和分析。我同意采购订单并不是管理各种支出的最佳方法。而强制在每一笔交易中使用采购订单（可以通过其他方式更好地管理）将导致更高的管理成本和效率低下。因此，采购管理必须找到替代方法，使用预定义的数据集捕获所有maverick支出。
杰，很高兴听到你的声音！我忘了你离开了行业，去了“黑暗面”（咨询）.很高兴有你在这里。你完全正确-除非这是一个完全的旁路，甚至没有协议，如果没有政策，那就是一个，嗯，机会！请随时插话。如果我离开牧场太多，请毫不犹豫地用套索套住我。
还应考虑到，在服务业重工业中，采购订单支出的很大一部分通常用于一揽子订单（经批准的一次性付款），没有关于购买内容和单价的详细信息。这只是一种支付账单的方式，但不提供可视性或强制遵守合同协议。
比尔，同意！而且，如果采购政策不是“首要考虑”的，并且流程没有故障保护以帮助指导请购人选择首选项目/服务和供应商，那么合规性可能不是请购人的过错。这个话题是神话#3…//www.szcsmm.com/cpo/stay-away-from-maverick-spending-procurement-myth-no-3/
很好的观察到，在仅仅为了满足ERP三方匹配beast而创建POs后，实际上并不计入100%PO策略。
还建议，即使是采购订单中不应涵盖的项目，采购主管也应将其作为识别当前系统问题的一个机会，而不是采取暴虐的gotcha态度，这通常是需要解决的变化的迹象。
伟大的评论。我想知道是否有人对“好”是什么样子进行过基准测试。是否应该有一个目标，即在实际POs之后可接受的数量是多少?