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每一个成长中的公司都会达到这样一个时刻:交易量超过了错误应用的IT系统和手工业务流程。
很明显，当高管和其他关键利益相关者花费更多的时间搜索确定供应商，或在邮件线程中筛选合同等关键文件时，这些文件实际上可能存储在其他地方，因为员工没有一个集中的系统。
当采购流程超负荷时，企业就会面临风险——他们面临的风险包括与不符合业绩标准或没有更新保险文件的供应商续签合同，或者因为最好的供应商不知道你的RFP而错过更具竞争力的产品的风险。
当这一过程出现问题、风险上升时，企业就必须开始寻找更好的前进道路。对于许多组织来说，这意味着使用专用的电子采购软件来自动化和优化采购过程——理想情况下，这是一种易于使用的设置，可以给你的公司带来竞争优势。
美容产品制造商欧莱雅的一个部门发现战略采购平台从篝火可以解决很多问题。
Bonfire的解决方案实施后，欧莱雅团队意识到，现有的人员可以做更多的工作。他们还注意到，当所有的合同、保险证书、电子表格、发票和采购订单都在一个地方，而且很容易获取时，部门、评估利益相关者和供应商之间就会产生一种协作感。
欧莱雅(L’oreal)迈阿密旅游和零售部门的产品主管乔恩·安德森(Jon Anderson)说:“所有信息的中央存储库，比如RFPs和治理文件，让这一切变得简单多了。”
事半功倍
安德森说，在部署Bonfire的协作系统之前，欧莱雅使用电子表格和电子邮件来拼凑项目。
“信息变得分散了，”他在一次讨论中说，讨论的是他的部门为什么选择Bonfire，以及他和同事在实施该系统后所获得的好处。
欧莱雅集团知道，它需要帮助来管理其数百家供应商，并使其内部操作更加严格，以便其利益相关者能够更好地合作。凭借精干的员工管理其采购和采购团队，欧莱雅选择了一种有助于供应商治理和改善协作的解决方案，同时也提供了良好的投资回报。
安德森说:“当我们看到Bonfire的能力以及我们的钱能得到什么时，我们的灵感就来了。”“它的功能是我们所见过的最好的，但如果你着眼于每投资回报率的成本比，Bonfire是目前为止最好的。”
他说，证明这是一项可靠投资的证据是，欧莱雅现在可以开展的业务数量。
安德森说:“自实施Bonfire以来，我们完成的项目数量增加了一倍多。”“它还允许其他部门有发言权和参与活动，并让采购团队对供应商数据库有更多的控制权。”
为更好地管理供应商，从纸质转向电子
供应商关系是欧莱雅的关键，欧莱雅希望任何新的软件系统都有一个应用程序，允许供应商管理他们自己的数据和信息。
Anderson报告说，从纸质格式到引入电子解决方案对团队和供应商来说是一个改变，但这是一个很好的改变。它帮助指定的篝火支持和实施经理与欧莱雅一对一合作，确保数据库及时准确更新。一旦供应商了解了自己的角色和欧莱雅的期望，沟通的过程和渠道就开始变得更加顺畅。
他说:“我们的许多供应商对转向电子采购解决方案感到高兴，一些供应商感到震惊，因为他们意识到自己的信息过时了，现在他们被要求掌握要求他们提供的信息。”“因此，整合该系统已经将我们管理文书工作的角色转变为管理团队与供应商的互动，获得对供应商治理的控制权，并更有战略地考虑我们的合作伙伴以及我们的项目未来将如何运行。”
安德森说，他可以理解这种转变看起来令人生畏，但这对公司和供应商来说是必要的。治理文书工作从每个供应商6到10个文档不等，但是没有直接的存储库来管理文档，因为公司的长尾供应商数据库使得确保供应商在文件中保存所有最新和正确的信息变得非常复杂。采购小组一直面临着确保文件到位的挑战。
“我们知道供应商治理是个问题，因为文件应该每年更新一次。但考虑到以前这些信息的存储方式，几乎不可能一直掌握它们。”“现在，所有供应商都在一个数据库中，我们可以通过点击一个按钮轻松管理500家供应商。
“我们可以轻松地与所有供应商沟通，我们可以管理这些沟通;他们都有机会参加投标。如果你观察500家供应商，80%的支出都集中在五分之一的供应商上，所以能够管理中间的其余供应商，你就有了很大的控制力。”
改进的用户体验意味着更快的项目周转
安德森说，供应商已经发现篝火易于使用且不言自明。“比其他系统和Excel更容易使用。”
他说，对于欧莱雅的内部用户来说，新系统使评估过程更加透明，提高了效率，并增加了评估利益相关者的参与度。这鼓励了更多部门的参与，简化了与采购和采购人员的交互，并加快了决策过程，因此利益相关者真正推动了业务。
安德森说:“Bonfire使我们能够方便地接触到不同的利益相关方，使整个过程透明化，让利益相关方全程参与。”“这帮助我们获得了更多来自不同团队的参与。这是一个民主化的过程——业务团队驱动他们需要和想要的东西。”
本文是由消费问题品牌工作室团队为Bonfire编写的，而不是作为消费问题的编辑或分析内容。
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