5个提示和注意事项为您的下一个支出分析RFP

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在技术和服务交付提供商快速变化的市场中，对于今天的许多采购领导者来说，既要跟上变化的步伐，又要在不断发展的供应商社区中找到真正的差异化，这变得越来越具有挑战性。

在过去12个月里，我们合作过的大多数领先采购组织都专注于以下战略:在管理下增加支出，更快地发现和解决节省机会，并为内部利益相关者创造更多价值。支出分析是实现这些战略目标的核心。

支出分析项目是任何采购转型计划或成本优化项目的首要组成部分之一，也是大型合并或收购后应执行的首要任务之一。开发一个优化的支出分析流程这是可扩展和持续可重复的，不仅可以帮助您的组织快速发现整个公司的节省漏洞，而且可以让您的采购团队有更多的时间专注于开发和执行战略计划(而不是把它们埋在电子表格中，不断地清理分类不一致，或配置软件以创建所需的报告)。

简而言之，优化的支出分析就像一种GPS，指导战略采购组织找到机会。就像GPS一样，底层地图的准确性决定了你能顺利、高效地到达目的地，还是让你在原地打转、无法到达目的地的沮丧之旅。就像GPS一样，您的支出分析解决方案必须定期更新和刷新，以确保采购路线图与其战略任务保持一致。

如果您的组织目前面临支出分析的挑战，并且正在寻找具有竞争力的资源，请考虑以下提示，以确保您的项目达到预期的结果:

1.计划RFP，然后执行该计划

• 决定包括哪些关键涉众，他们拥有多少支出，以及他们在当前过程中面临哪些潜在挑战。
• 在开发RFP需求和供应商问题时，直接考虑这些涉众的输入。
• 确定RFP的里程碑，并确保关键的涉众包含在项目的每个关键步骤中。
• 确保利益相关者的期望结果和你作为他们的采购伙伴的期望结果反映在整个RFP中。
• 请记住，响应您的RFP的供应商可以迅速发现一个计划外和非战略性的过程，并且他们不太可能在您的组织尚未投资的RFP上投入他们的时间和资源。

2.评估市场，只邀请最合适的供应商参与

• 确定你的集体需求、挑战和期望的RFP结果的关键组成部分——然后只包括那些有能力帮助你达到那个结果的供应商。例如，如果您的组织面临的挑战包括分类不一致和采购团队的过度手工工作，那么请在使用其技术交付数据优化服务方面具有专业知识的解决方案提供商参与，并考虑忽略那些可能只提供应用程序或BI工具的提供商。
• 确保您邀请的供应商参与这个过程，他们具有为像您这样的公司提供精确的分析和服务的经验。

3.确定支持期望RFP结果的具体需求和问题

• 将RFP的重点放在解决对实现预期结果最关键的需求和问题上。要小心从以前的rfp中借用问题，这些rfp是为其他目的而创建的，比如电子资源或P2P。
• 避免实现不必要的需求，并确保您所实现的需求实际上与您向参与供应商提出的问题相一致。没有将您的问题和需求结合起来可能会向供应商发出信号，表明您对流程不认真——并且实现不必要的需求可能会产生不利影响影响项目的成本和总投资回报率．

4.在最合适的时间请求推荐，从讨论中优化价值

• 避免过早要求客户提供推荐信。获得客户推荐对于一个成功的竞争性RFP过程是至关重要的，但是过早地请求这样的推荐会增加您请求错误的推荐的可能性，并稀释您追求实现预期结果的价值。
• 将你的推荐信要求与你的具体项目要求相一致。如果供应商对特定RFP问题的回答引起了关注，请考虑要求供应商提供来自客户的推荐信，这些客户具有克服类似挑战的特定经验。例如，如果您的目标是从当前的分析提供商过渡到另一个解决方案，可以考虑专门要求客户提供从一个解决方案过渡到另一个解决方案的经验。

5.制定rfp后计划并监控持续改进

• 制定一个计划，在RFP结束后很长一段时间内推动您的支出分析过程的持续改进。
• 一定要考虑到可能影响您的支出分析方法的场景，例如并购、新的财务系统的收购或在这个类别或那个领域追求替代成本控制策略。

请记住，要想从RFP中获得预期的结果，关键是每一步都要着眼于目标。包括错位的问题，涉及错误的利益相关者，任命非战略项目发起人或邀请缺乏必要的支出分析专业知识的供应商参与，都会导致次优结果。

山登·冈特是SpendHQ而且Insight采购小组他已经在这家公司工作了八年多。shishan专注于为ISG的支出分析、战略采购、采购转型和管理服务客户提供销售业务和业务成功。在加入ISG之前，Shandon曾担任Corporate Executive Board的董事。Corporate Executive Board是一家最佳实践咨询公司，为超过3万名高管和超过80%的财富500强企业提供支持。在他的职业生涯中，他曾为采购、企业战略、财务和法律部门的负责万博体育下载app人领导研究、销售和客户参与计划，涉及成本降低、采购优化、电子发现、合规和道德培训、并购战略、合同管理和支出分析等领域。他毕业于弗吉尼亚大学经济学专业。