为采购解决方案编写RFP–停止重复同样的错误！

各种各样的RFXs是采购的一种生活方式。无论是试探潜在供应商的信息请求(RFI)、围绕特定活动确定事情的提议请求(RFP)，还是在你已经知道自己想要什么时的锁定报价请求(RFQ)，大量生产这些内容都是采购过程中的常态。

通常情况下，大多数公司要求在签订商品和服务合同之前需要3个提案——通常需要超过一定金额的支出。这意味着买家经常写rfp，所以他们应该是专家，对吗?人们当然希望直接投资领域也会如此，否则企业将陷入困境——许多间接投资领域也是如此。

然而，根据我们的经验，是有的至少有一种明显麻烦的RFP类型买家妨碍了他们自己，而这正是他们去市场购买的时候采购软件解决方案.

典型的解决方案RFP，如果我们从信封里拿出一份，很可能就像一个梦幻般的混合物，“如果我们有足够的时间、预算和人手，我们可能有兴趣做一些很酷的事情，”但是，关于公司如何衡量其成功并不是非常具体的，而且往往缺乏关于其当前状况的细节，即什么工作好，什么工作不好。无论我们讨论的是哪种解决方案(SIM、CLM、P2P、S2P等)，这都是相当平均的。

那么买家应该怎么做呢?

根据过去在一家领先的电子采购解决方案提供商担任提案经理的个人经验，我知道我办公桌上的几乎所有RFP在评估我们作为解决方案提供商如何帮助潜在客户在其组织中取得成功方面都是相当无用的。奇怪的是，大多数RFP都缺少这一关键标准。在响应时猜测（或撒谎）可能是一种解决方法，但这对于提供商运行RFP流程来说是一种糟糕的方式。

我过去写过关于这个挑战的文章，最近我也遇到了关于这个主题的帖子作者Ed Mathews，美国扫描市场–是一家主要活跃于欧洲和美国的战略采购解决方案提供商。Ed还拥有来自多家解决方案提供商的长期经验，并为全球2000强企业中的多家公司提供采购解决方案。

我真的很喜欢Ed的文章，所以我打电话给他，我们讨论了在看到写得很差的rfp时共同的沮丧。

这篇文章显然包含了一些关于Scanmarket的自我宣传，这是Ed单独负责的，但我们和他一样，认为从业者在解决方案设计上做了太多的细节。(如果一个成功的解决方案提供者拥有数十个或数百个满意的客户，那么他就拥有一个好的产品，这难道不是合理的吗?)从业人员也几乎不花任何精力来清楚地描述他们当前的情况——什么可行，什么不可行——以及公司想要去哪里，用关键的指标来衡量旅程。后半部分是供应商评估是否有良好的契合度所需要的，而软件即服务(SaaS)供应商不想出售不合适的解决方案，因为客户不会更新。

从根本上说,解决方案提供商希望让他们的客户成功–就这么简单。如上所述，尤其是SaaS提供商！这就是推动续约的原因。也许这些年来，买主因为内部永久许可软件变成了永久搁置软件而被烧死了太多次。SaaS解决方案是不同的。

另一个问题是（双方）花费在完成传统RFP上的时间和精力——这对供应商来说是一个巨大的时间浸泡，对客户来说更是如此，他们必须通过1000个问题，对几个潜在供应商进行评分和比较。特别是考虑到大多数SaaS解决方案的低价位——根据供应商、模块数量和复杂性的不同，大多数年费从高5位数到中6位数不等。在众多会议中占用高级资源真的值得吗？或者，快速找到一个在规模、垂直和复杂性（业务单元数量、ERP系统）相似的公司中已经成功的解决方案更好吗？我们支持后者。

外卖

• 采购解决方案rfp需要沟通成功的结果，而不是严格的细节特征。总是有很多方法可以完成任务——不要浪费时间验证基本功能。
• 做你的家庭作业在进入RFP之前–确切地知道您当前的流程是什么，您希望保留什么以及需要更改什么。

考虑到完成RFP的成本双方的程序。内部资源是宝贵的，投资回报率应该反映出在选择过程中占用了多少时间。这适用于提供者和从业者。成熟且成功的供应商知道何时从目标不明的无目标潜在客户处退出RFP。