支出事务欢迎来自Steve Sprague的客座帖子Invoiceware国际。这是关于拉丁美洲电子发票五部分系列的第一部分。
对于在拉丁美洲经营的公司来说，今年将是复杂的一年。我说的不是对世界杯的追求。我说的是拉丁美洲电子发票授权的持续扩大。从2013年5月到12月，当地税务部门发布了很多公告，这些公告都将在2014年生效。本文将涵盖在授权国家需要了解的关键问题，并提供从应付账款的观点。通常我们只是从遵从性的角度来看这些问题，但在本文中，我希望通过Shared Services部门来研究这个问题。
所以去巴西。去年7月，巴西税务机关称为SEFAZ，自2010年以来发布了巴西Nota Fiscal的最大变化之一。虽然每年都有很多变化，这是最全面的。以下是从立法和实施的角度来了解的内容：
- 截至2014年12月，货物的NFE架构版本的2.0版将不再得到支持。所有公司都需要转换到3.1版模式。
- 权变——即使在SEFAZ系统或其内部网络出现故障时，也允许供应商发货的过程——正在发生变化。政府发布了一个叫做虚拟服务器的概念。
- CTe -货运单据也必须验证所有类型的运输，现在包括道路和多式联运。
- mfe -用于多个CTe的卡车装载的聚合文档，并由自己发货的公司或与大型第三方物流公司没有关联的卡车承包商使用。
- 服务发票仍然在城市一级，而不是州或联邦管理，每个城市都有不同的要求。
- Manifestacao做Destinatario：在石油和天然气等某些行业中需要接待的清单，以及Rio Grande del Sul的发票超过100,000次雷。它们是自动消息回到SEFAZ，确认供应商NFE的认识以及所收到的货物的准确性。自愿做目的地的主要好处之一是您可以使用该过程从政府下载XML，如果您的供应商不发送给您或丢失。此外，一旦被接受，供应商无法再取消或更改消息。您有局限性如何使用此以及在哪里。但出现了一个有趣的概念 - 巴西政府可以成为巴西的供应商电子发票网络。这一概念已经在Web服务激活的城市工作，您作为买方可以使用Web服务下载在特定城市中注册的所有服务发票。
这是应付账款的角度。你应该在两个阶段查看应付账款:可以扣除，可以支付。前者是政府要求您做的。您应该从您的供应商那里收集XML Nota Fiscal，验证它们是准确的和注册的，并将它们归档5年。审计期间没有使用XML的平均罚款因州而异，但每个XML的罚款平均为500雷亚尔。您还应该收集CTe(截至2013年12月)和mfe(2014年6月)，验证它们是准确的和注册的，并将它们归档5年。
“ok to pay”是你应该做的，如果你有大量的进站发票。请记住，您的供应商必须使您可以使用XML，而将到达您的仓库的卡车上有一份称为DANFe的XML版本的PDF副本。主要的公司要求在卡车离开仓库后立即发送XML。然后，他们可以根据采购订单将XML弹起来。如果有问题，可以通知供应商。
请记住，如果XML以任何方式错误 - 巴西的标准过程是转动卡车。您不应该接受具有不准确的NOTA财政的货物。如果您这样做，责任现在正在您获取供应商通过取消/重新发送更新版本或通过注册的CCE或信用票据进行调整XML。这一步骤不仅有助于审计视角，它还有助于降低入站接收和发票处理的成本。仓库中没有Danfe的数据输入。
明白，虽然没有验证服务发票，从应付账款的角度来看，它们可能是最复杂的管理，因为有三种类型的城市需要考虑:
- 完全自动化——Web服务可用(主要是较大的城市——圣保罗，里约热内卢)，您可以从城市解决方案下载XML。
- 可用部分自动化 - 标准化提取物。但是，必须从网站下载并上传到提取程序
- 手动的-有许多自治市仍然是手动的，没有当前形式的自动化。你还是会得到pdf文件。
要了解您将要管理的城市数量非常重要。请记住，它是所有关于您的供应商注册的地方（如果他们是一个圣保罗公司，那么服务发票将通过圣保罗城市;如果他们是一家基于RIO的公司，那么服务发票将通过里约）。有些公司拥有超过70个的城市，他们必须管理。
确保您了解3.1版对公司的影响。所有的组织都必须升级eBilling方面和他们的ERP系统。这也是一个实现应付账款自动化的绝佳机会。如果你无论如何都要做一个项目，你最好还是正确地做。另外值得注意的是:早在2014年6月，您就可以从供应商那里收到2.0 XML和3.1 XML。请记住，何时转换到新的XML模式由您的供应商决定，所有这些都必须在2014年12月之前迁移。
许多组织早在2007年就实施了Nota Fiscal的eBilling立法。然而，他们要么不知道应付账款的要求，要么一直在手工进行活动。我曾与一些组织进行过交谈，这些组织拥有超过20名专注于巴西入境Nota财政处理的个人。他们手动执行数据输入任务、手动归档、手动3 Way Match、手动争议管理，并在月末花费数周时间协调不正确的信息，以确保他们的加速报告是正确的。公司可以将所有这些任务的成本和时间降低40%以上。对于您的组织来说，巴西是一个不可避免的项目，因此请确保在项目中考虑了您的业务流程。
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