所有支出组织,无论是私人、公共三级,慈善机构,正在经历一段相当大的经济和政治不确定性——我们都知道太好。现在,“不确定性”可以是一件好事,如果它会导致积极的结果,就像我们之前说的。例如,在不确定的时期,我们可能期望所有组织更谨慎的方式采购和风险管理。事实上许多采购功能可能是负责调查更健壮的效率或降低成本项目。
但所有预算持有人-采购的首要原则和买家应该继续这类基于结果的规范。无论商业或该地区的经济状况,了解你所购买,为什么仍然是至关重要的。这意味着必须有明确的规范,这样你得到的,你真正想要的是什么,最重要的是,需要。
老实说,我们并不惊讶的故事由爱尔兰公共广播公司RTE上周报道。
快速调查被关押到消费争议的购买打印机,必须报告给下议院的公共账户委员会。Oireachtas(爱尔兰)的立法官员花€808000在一个先进的小森印刷机。但去年12月到达其尺寸(高2.1米,宽1.9米)证明了太大的空间是分配给和太大甚至适合通过大门。随之而来的是为了保持存储(合同已经签署了所以回来不是一个选项)的花费€2000一个月,而结构工作的€236000人让打印机进行配合。,显然涉及拆除墙壁和嵌入钢结构给它所需的高度间隙操作,“当我们从这个故事RTE。
打印机最终在今年9月。但是,故事还在继续:现在关注员工是否能操作打印机没有训练,这应该被认为是在打印机可以开启。说,下议院的公共账户委员会主席(PAC)——“…如果需要更高层次的监督操作打印机,那么应提供培训。“我们购买了2018年,直到2020年可能的行动。新芬党议员和PAC成员大卫·Cullinane说:“这一切都是太常见的缺乏规划和远见代表政府部门导致更多纳税人的成本。”
我们不知道这是如何产生的细节——只有,据报道,“委员会已经在2016年到2018年的预算资金循环,因为它是无法延续盈余,它决定使用资金花在信息和通讯技术(ICT)。”
有一些基本面购买时应该考虑购买一个大型项目或服务:你买什么,你为什么买它,它是适合的目的,它结合业务和涉众的需要,购买的业务驱动因素是什么?
我们绑在技术规格有时容易忽视需求外部的产品本身,在这种情况下,甚至有可用技能操作项目和有空间容纳它?
在规范管理,我们需要考虑:
- 一个明确的规范表达输出或结果
- 避免“值得拥有”而不是必需品,不指定
- 具有挑战性的内部用户和预算持有人对他们真正的需求(需求管理)
- 协调规范的资源、技能和在这种情况下,你有可用的空间
规范管理是一种技巧,采购人员应该能够添加到简历。善于真的需要与内部终端用户建立亲密关系,理解业务需求和弗兰克讨论需求。良好的沟通技巧因此可以添加到任何procurement-related工作规范。
在这个故事中,买方可能技术规范产品以正确的方式,和供应商达成他的要求。但是一些问题依然存在:对于这样一个重要的设备,供应商不会想范围空间的位置和尺寸购买了吗?和坚持训练是购买的一部分吗?这是完全缺乏供应商订婚吗?这是某位OJEU-ticking需求,没有常识的讨论吗?适当的供应商/买家参与并指定结果是至关重要的,如果我们为了避免昂贵的疏忽!
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