据了解，与发票相关的欺诈或通过应付账款人工处理的虚假发票会使企业或地方当局损失数十万英镑。这可能会对任何企业造成损害，但对较小的企业则是致命的。美国国家欺诈情报局报告称，仅在过去12个月就收到了数百起此类欺诈警报，他们敦促企业提高警惕。
通过纸质系统，与发票相关的欺诈有几种类型，最常见的是:真实供应商为同一工作提交多张发票;真正的供应商超额计费;非供应商为从未进行的工作或从未交付的货物开具发票;甚至内部员工创建了“虚拟公司”，并通过它们输送资金。这需要敏锐的眼睛，当然，美联社需要大量的时间来发现这些发票，并在它们通过系统之前捕获它们。
当然，一个好的电子发票系统(有很多选择)和一个精明而谨慎地使用它的企业，将在第一时间防止这种欺诈行为的发生。最近的新闻稿，由钨(该领域的全球领导者)强调，一个地方当局特别有发现发票欺诈的第一手经验，并成功地利用其eInvoicing平台将欺诈者拒之外。
从源头上衡量这些成功的故事总是好的，所以当我们看到伦敦的贝斯利区同意跟我们谈谈。
Bel Temel是Bexley应付账款的支付经理，我们发现，Bexley是eInvoicing的早期采用者。事实上，当地政府是英国最早签署该协议的机构之一钨大约10年前。很明显，这是一个精通技术、具有前瞻性的组织。
我们问她，鉴于我们之前提到的几种最“流行”的方法，与发票相关的欺诈行为从何而来。
“根据我们的经验，”她说，“这些纸质发票来自完全匿名的骗子，他们非常专业。他们可能会花费大量时间识别供应商信息，并构建几乎无法察觉的发票。”但他们哪来的情报来这么做?“为了遵守法律，议会必须公布某些数据。因此，通过浏览他们的网站，了解政府要求的骗子可以找到他们需要知道的细节。他们可以从我们自己的网站上找到我们使用的供应商。”
那么如何发现它们呢?
“我们了解我们的供应商;我们知道支出、合同细节和合同价值。当我们收到一张伪造的发票时，它的模板看起来和我们的供应商是一样的，就像真正的发票一样。在它到达AP之前，它将被授权作为工作。即使如此，我们已经了解到，无论如何，一旦它到达我们，我们必须花时间交叉检查银行详细信息，这通常是我们发现不符之处的地方。这是一项耗时的任务:我们必须去找供应商，检查他们在我们输入系统后没有更改他们的详细信息;我们必须交叉核对合同价值和合同细节，然后再回到签字人那里提出问题。我们有几个级别的检查，但在执行它们时浪费了很多时间。所以可以理解为什么这些发票能如此容易地得到支付。”
那么电子发票有什么帮助呢?
“当你有一个电子发票系统时，就像我们使用的Tungsten系统一样，供应商根本不需要使用纸张，一切都是电子完成的。由于安全级别，我们可以更有信心通过系统提交的每一张发票都更有可能是真实的，而且伪造供应商提交欺诈性发票的可能性也更小。
问题在于那些仍然依赖纸张的小型供应商，不幸的是，面临风险的正是他们。目前，大约40%的发票通过我们的电子系统。并不是我们所有的供应商都在使用它，因为作为地方当局，我们不能强制要求，但我们强烈敦促他们这样做。事实上，我们甚至会说，当我们收到纸质发票时，我们会立即将其视为可疑的，当然，这可能会减慢向供应商付款的时间，因为我们必须经过所有的检查。”
“所以对我们来说，安全性是Tungsten系统的主要优势。有一个存放发票的安全区域，还有一个存放供应商的安全区域。如果欺诈者决定要攻击我们的某个供应商，他们就做不到——就是这么简单。他们不知道谁在我们的系统里，谁不在。因此，如果他们试图联系我们，我们知道那不可能是我们的供应商，因为他们永远不需要在电子系统之外工作。”
你为什么会建议其他公共机构采用电子系统?
“我们一年可以处理大约10万张发票。这需要大量的处理和纸张。当我们没有电子系统时，发票可能会在AP流程的许多层中丢失，我们无法看到发票可能处于哪个阶段，我们无法跟踪进度或看到瓶颈，我们无法快速有效地回答供应商的询问。当我们引入Tungsten系统时，它从第一天起就使整个事情变得透明。我们突然可以完全控制整个过程，这对我们的供应商也更有利，他们喜欢安全!”
据Billentis的一份报告计算，通过自动开发票，每张发票平均可以节省4.80英镑，加起来可以节省数十万英镑。当涉及到公共资金时，你会认为所有的地方当局都在明智地使用它!
非常感谢贝尔和伦敦贝斯利自治市，让我们对美联社的运作有了坦诚的了解。
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