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花事情欢迎这篇来自Laurent Charpentier，首席运营官兼首席创新官Yooz公司。
在经历了多年的失败之后，应付账款部门终于实现了自动化。事实上，令人瞠目结舌的是，84%的AP从业人员对他们的部门在未来三年消除论文流程方面的进展持乐观态度。(这是根据金融与管理学院的数据2018年未来应付账款调查)。如果您是那些还没有计划自动化的人之一，那么您可能很快就会这样做。
毫无疑问，AP部门为什么要自动化。到目前为止，我们都听说过:在同一份报告中，效率的提高和员工生产力的提高被列为最大的好处。问题是，对于那些还没有实现数字化的公司来说，为什么不呢?也许是害怕改变或未知。预算限制(或者他们是这么认为的)是另一个原因。
担心安全吗?肯定。在许多提供商所吹嘘的既透明又透明的AP自动化解决方案之间，似乎存在着一种二分法而且安全。这是一种二分法，因为当我们想到安全的时候，我们想象的东西就像被锁在一个文件柜里，存放在银行金库或保险柜里，只有特定的人通过生物识别验证才能进入。这与透明的东西是不同步的——完全可见和容易访问。
但实际上，当涉及到今天的智能AP自动化解决方案时，透明度和安全性的重叠比你想象的要多。
安全是今年全球最大、最具影响力的科技盛会——2019年消费电子展(CES)上的热门话题。事实上，联想全球商业营销副总裁大卫·拉宾(David Rabin)在消费电子展上接受采访时表示，随着智能设备的普及，哪怕是员工带着手机上班这样的小事，都会给企业带来风险。
使用基于云的AP自动化解决方案，敏感文档存储在云中要安全得多。原因如下:
- 在手工流程中，数据是从纸质文档输入的，然后该文档四处传输以获得批准，它可能会丢失，或者更糟糕的是，落入错误的人之手。使用基于云的AP自动化平台，只要将文档扫描到系统中，它就可以安全地通过工作流移动，然后安全地存储在云中。原始文件可以被粉碎。
- 存储在云中的文档只能由那些拥有登录凭证的人访问，无论是查看还是批准。用户还能够看到文档的历史，谁访问过它，谁批准了它，它在工作流中的位置。没有更多的纸质文件暴露在所有阶段的过程。不再丢失文件。
- 访问权限可以由部门经理根据文件的金额或敏感性来设置，因此只有那些被批准的人才会实际上“接触”文件。
- 同样，一旦文件进入自动化系统，它将通过电子方式完成整个过程，并且使用更先进的解决方案，包括导出到安全的ERP。
还记得我们说过你的AP自动化系统可以，也应该，既透明又安全吗?注意授权用户如何访问文档(安全存储在云中)，以查看他们在工作流中的确切位置，以及谁访问过、批准过、评论过并进入下一步的历史记录。当你在不知道谁的桌子上搜索成堆的文件时，你就不能这么做了。
基于云的AP自动化解决方案的这两个关键方面完美地结合在一起，实现透明和安全的发票和支付处理工作流。在研究AP自动化供应商时，从这里开始，其他关键元素，如简单性、与ERP的无缝集成和无风险的实现应该紧随其后。
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