采购流程的变化如何影响财务

《花钱很重要》欢迎Jim Wright撰写的客座文章Corcentric

美国中型企业最大的变化之一是向以采购为中心的采购过程的转变。然而,令人惊讶的是,许多公司并不一定有成熟的采购部门来处理这种高效的业务方式。

这种范式转换背后的动力是在迁移到基于采购订单的系统时可以实现的成本节约。依靠新技术,公司现在可以通过制定规则来管理整个组织的采购决策,从而使采购过程自动化。

软件即服务(SaaS)是这种转变的重要促成因素,因为中型企业不再认为有必要在硬件和软件上投入大量资本。相反,这些公司正在与合作伙伴签订合同,以减轻定价和交付谈判的负担。合作伙伴还可以提供团购计划,使购买协议成为现有网络的一部分。

在向以采购为中心的采购转变的众多优势中,最大的优势之一是中型企业有能力控制特立独行的支出。在办公用品、建筑维护和维修产品等经常被忽视的领域拥有采购专业知识的合作伙伴,可以帮助企业削减成本,而这些成本正在悄悄但有力地影响利润。

根据安永(EY)的一份题为“间接采购优化”的报告,通过控制前期支出,转向团购计划的公司仅在间接支出方面就节省了高达5%的成本。安永是一家保险、税务、交易和咨询服务公司。文章指出,对一个组织的总体影响是节省1%-3%。

那么,为什么不是所有中型企业都走这条路呢?采取果断行动的挑战之一是选择太多。有很多软件公司提供控制支出的技术,这使得很难判断哪里可以找到真正的价值。作为最佳实践,公司应该选择一个合作伙伴,提供与强大的采购计划捆绑的技术组件。通过这种方式,他们可以在整个组织中利用效率。

如果一个组织有多个地理位置,那么它的合作伙伴在其网络中拥有具有全国帐户足迹的供应商是至关重要的。合同价格需要提供给每个地点。

许多中等规模的公司都有转向基于采购订单的流程,而不是道路如果没有适当的内部资源,它们就缺乏能力——以及所需的时间——与它们每天接触的许多供应商进行价格谈判。或者更糟的是,他们甚至没有意识到这些采购程序提供了一个无风险的环境,允许他们以较低的价格采购物品。

从历史上看,采购一直被视为一种后台职能。但根据安永的文章,当以采购为中心的模式开始节省成本时,指望这一功能成为高管的首要任务,特别是考虑到间接支出可能占公司支出的20%-50%。

少量的节省加上时间效率等于隐藏的利润。以采购为中心的采购是把他们带回家的过程。

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