“数字化”是当下一个如此热门的话题，并且在采购中成为了一个时髦的词汇，因为我们的目标是将每一个相关流程、系统、产品或服务数字化(我们总有一天会弄清楚其中的差别)。这是一场适应技术革命的采购，它将改变职能部门与供应商、客户和内部利益相关者的合作方式，从我们如何提出订单到我们如何向首席执行官传达价值。
这个词与IT、我们的软件实现伙伴和采购策略联系得如此紧密，以至于有时很难看到它对采购人员真正(或具体地)意味着什么。很高兴听到Trevor Tyler上个月在eWorld上的演讲。他谈到了“数字化采购”在煤矿工作面的意义。
特雷弗，首席顾问Xoomworks他也是国际航空集团(拥有英航和伊比利亚航空)采购系统主管。他领导了Ariba采购、采购、合同和支出分析模块在英国航空公司的实施。作为国际航空集团采购转型计划的一部分，他也一直忙于帮助实现单一的集团采购职能，包括在东欧创建一个新的运营公司，为英国航空公司、伊比利亚航空公司、爱尔兰航空公司和国际航空集团内的其他运营公司执行采购职能。我只想说，他很有资格以一种我们都能接触到的实用方式来谈论数字化采购的转型，以及在你的“数字化”之旅的开始应该考虑什么。
首先，他告诉我们，对于任何我们想要“数字化改造”的东西，我们都必须做好投资的准备时间-这不是几周内发生的事。它还需要人力和技能方面的投资，主要是将技术实际到位，运行项目，但主要是使其交付使用。他警告说，对人投资不足，他们就会反过来困扰你!
然后，不要低估成本变更管理．根据他的经验，它总是超出预期。引进专家的成本很高，但从长远来看是否更有效?重要的是要考虑你的组织是否为这种承诺做好了准备。即使采购部门的回答是肯定的，您也需要考虑您的内部涉众的答案可能是什么。他发现，通常情况下，他们还没有为那种程度的承诺做好准备。
一位听众正确地提出，一个关键的考虑因素也是你的供应商——他们都准备好了吗?可能不会，所以对它们进行投资同样重要，否则您的转换项目将会中断。
因此，作为回应，Trevor回忆了一个他在西班牙实施电子发票平台的例子。让所有的供应商转移是很困难的。他说，我们所做的是支付他们产生的所有费用——出乎意料的是，接受度提高了。通常情况下，你最终还是要通过合同来支付。但是，至少通过这种方式，你可以提前获得效率。
他给出的另一条简单但有用的建议是，不要做许多组织做的事，而是专注于战术方面，或者只是“完成工作”，比如POs通过某种数字系统进行，或者AP(可能被外包)通过电子方式进行。在大多数情况下，并不是所有的东西都是100%电子化的，尤其是当你更加全球化的时候。同样重要的是，要考虑需要发生的不那么策略性的事情，比如在线审批。
他提到的“数字化”的一个特别领域是分类规划的过程。这是一个可以让所有人团结起来节省采购成本的领域。它是一个主要目标:你的信息已经在那里了;你有预测和历史价值;你有风险信息。据此，你可以生成分类计划，显示机会所在。数字品类规划可以对采购功能产生直接影响，因为它提供了不需要手动刷新的洞察力。记住，品类规划和采购是一个循环过程，所以要将它们联系起来，形成一个单一的功能。
这一点看起来很小，但却是非常重要的:这一切都是关于价值和储蓄，所以提前决定你所说的储蓄是什么意思。例如，你认为避免成本是一种节约吗?一旦你决定了它是什么，以及它将如何计算——与财务部门和其他相关方达成一致。这样你就能证明自己的价值。
因此，对于那些尚未拥有完整数字化采购模式的企业，他总结了自己的建议:
- 回顾你当前的目标采购运作模式——把数字化放在核心位置
- 结合系统/平台检查所有采购流程，并对非系统活动进行优先排序
- 看看整体采购实践，而不仅仅是交易
- 看看你的成本功能-确定自动化如何减少手工管理任务
- 转向单一数据模型，将采购、合同、支出和外部数据整合到一个可用的模型中
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